前台工作流程(1)

前台文员工作及流程

一 客户来访的接待

工作流程：1、客户及本公司领导进门须起身迎接，并致欢迎词（如：您好，先生/小姐/##经理，请问有什么需要帮助的吗？）；

2、询问来访者身份和事由并在前台登记。若来访者未预约或是初次拜访，尽量不将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者前往会客室等候并询问需用什么茶水（如：先生/小姐，请问需要什么茶水，我们这里有咖啡、红茶或绿茶，等等类似的语言）；

4、准备招待茶水饮料；

5、通知相关人员有人来访；

6、每隔15分钟左右添加茶水,客人告辞时起身道别（如：先生/小姐再见，欢迎再来睿康生物，如有必要，帮忙按电梯并将客户送至电梯后礼貌道别）；

7、客人离开后2分钟内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、并将转告事宜作记录，及时通知相关人员做回复；

二 电话的接听和记录

上海睿康生物科技有限公司

工作流程：1、电话响铃两声后立即接听，礼貌用语（您好，睿康生物，请问有什么需要帮助的吗？）；

2、接听电话时应声音清晰，声音温柔、甜美，语速适中；

3、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；应及时登记信息（您好，##先生/小姐/经理外出或不在办公室，麻烦您留下联系方式，稍后给您回电；或者您有什么留言我可以帮您转达。。。）；

4、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

5、将需要转达的内容及时记录，记录后5分钟内及时通知被传达人,并确认对方接收信息正确无误。

三、日常工作

（一）订单录入及建立客户档案

1、将客户的订单录入销售系统，编制销售订单。

2、建立客户档案。收集新客户四证（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、药品/医疗器械经营企业许可证的复印件加盖公司印章），及时将新客户的信息录入销售系统，包括该客户的供货价（供货价应由该客户负责人签字）。

3、原始订单、价格批件的存档。

（二）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张；

上海睿康生物科技有限公司

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用二次纸；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时告知相关负责人进行维修；

（三）对个人办公区域的管理

1、空调总开关的关闭管理；

2、上、下班时检查所有的电源开关；

3、检查办公区域的文件及办公用品的归类。

（四）文件、快递的收发

1、每日联系相关快递公司，上门收取快递，并在《快递收发信息表》中注明发件人，收件地点、收件人、收件人联系方式、收件的快递公司等相关信息；

2、每日将收到的快递\\文件及时交给相关收件人，并在《快递收发信息表》中注明收件人，发件地点、发件人、发件人联系方式、发件快递公司等相关信息，交收件人后，由收件人签收。

（五）环境卫生的保持和检查

1、每天早上9：00检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室等桌面、地面等）的卫生和桌面的摆放情况，对会议室、茶水间、文印室及李总和舒总的办公室须及时收纳整理，保持桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；对其它人员的办公室要定期检查，并督促使用人及时整理清洁。）

上海睿康生物科技有限公司

2、公司所有绿化每周检查一次，及时浇水，需日照的，按情况，轮流进行处理。