电子文件控制程序
对公司内所有质量系统文件的编制、审批、发放、修订、废止、销毁等管理作业进行控制，使文件标准化、系统化，为质
一、目的
量管理体系运行提供依据，防止无效及作废文件的使用，起到沟通意图和统一行动的作用。
二、范围 适用于质量管理体系范围内与文件有关的所有活动。
三、定义 四、职责
电子文档 技 术 室 综合办公室 质 管 室
六、流程
可形成或不可形成纸面的电子文件或记录，如： 3D图纸、影音、仿真等负责外来产品图纸 / 标准 / 技术文件等的管理及有效性评审。
负责行政类文件的行文、传递和管理及有效性评审；
负责质量手册、程序文件和作业文件的管理及有效性评审；
七、作业内容
五、权责单位 No
各部门 管 代
1 需求
/ 需修订 / 部门协调用 / 需废 1.1 各部门依据现行的文件状况每年评审一次，以确定文件：如系统文件不足
止等情况向文件主管部门提出文件需求； 1.2 文件主管部门报请管代批准后组织实施和文件有关的相关活动。 2.1 编制： 2.1.2 质量管理体系文件编号规定 2.1.1 文件架构以金字塔方式分为下列四阶：
各部门
2 编制
第一阶系统文件 第二阶程序文件 第三阶作业文件 第四阶记录文件
手册 程序书 标准书 质量记录
质量手册 Q/D-ZS-2012（年号）
程序文件 Q/D-CX+（条款号） -2012 （年号） 作业文件 Q/D-ZY+（条款号） -2012 （年号）
质量记录 JL+（条款号） -01 （顺序号）
名 称
公司
手册
程序
作业 记 录
2.1.3 部门代码 技术室
01
Q/DZS 2.1.4 技术文件编号
代 号 CXZY JL
作业 / 检验指导书 Q/D.ZJS （作业 / 检验指导书） -XX（序号） - 年号
车 间 检验室 理化室 质管室 市场部
五、权责单位 No 六、流程
02 03 04 05 06
控制计划
Q/D.KZX（控制计划） -XX（序号） - 年号 Y—样件，试生产— SS，生产— S。 Q/D.PFMEA-XX（序号） - 年号
PFMEA 模具协议
Q/D.MBX（模具技术保证协议） -XX（序号） - 年号
七、作业内容
2.1.5 文件编制、审核、批准及管理权责表
文件种类 质量手册 程序文件 编 制
质管室 部门主管或指定专人 技术室或指定专人 页 次
第 2页共 3页
管 理 质管室 质管室 技术室
审 核 管 代 部门主管 室主任 / 部门主管
批 准 总经理 管 代
部长 / 管代 / 主管副总 各部门
作业文件 2
编制
记录表格
各部门
编写人
使用部门 质管室 依各程序文件及作业指导书的相关规定
①编制者不能为审核者； ②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会
编审批的原则 审。
③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。
2.1.6 文件版本 . 修订号：如： A.0 即 A 版未修订； B.1 即 B 版第 1 次修订； C.2 即 C 版第 2 次修订；以此 类推。 2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。
2.2 修订：原编写者于接获通知后， 5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。填写 “更改单” 并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。
修订人 2 修订
技术室 质管室
废止 2
销毁
2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。
2.4 管理：依〝文件收发登记表〞 至各部门收回后， 完成审批手续后， 以碎纸机 / 手工销毁 / 烧毁或划×记 以示作废该文件。经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““ 已
作废积累知识保存 ”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依 据文件。留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。 3.1 审核：相关单位主管于 3 个工作天内，依不同的需求进行审核，若通过，进入流程 回到流程 2
4，若未通过，则
部门主管
3.2 审核要求：确定是否有相同或类似文件，若有，则签注意见并批示不准；若无则可批准。
3.3 临时文件：但若遇以下时机可指定编制暂行文件：①客户暂订的要求；②因急需暂时更动标准；③C研究开发之试作；但临时文件应盖红色 “临时” 印章。
3
审核
评审时间
技术室接到顾客的产品图
/ 技术协议 / 规范 / 更改通知单等文件，应组织相关人员评
技术室
3.4 工 评审内容
审，评审不超过 2 个工作周。 完整性、清楚性、有无自相矛盾、顾客要求和可实施性等，并填写
记录” 。
“工程规范评审
程规范
更改相 关文件
若需对控制计划、 PFMEA、PPAP文件、作业 / 检验指导书等进行更改时，填写 “更改 单”，并记录更改实施日期。当顾客要求时，更改后的控制计划、
PFMEA等应提交顾
五、权责单位 No 六、流程
客重新评审与批准。
七、作业内容
页 次 第 3页共 3页
主管部门 4
4.1 分发 / 补发：依各部门实际文件需要情况， 主管部门分发 / 补发文件给申请单位， 记录〝文件收发登记 表〞，由接收人签收并标注日期，若有旧版本文件，须交还发放人收回。对文件有分发范围规定的应在
分发/ 补发
规定范围内分发文件。
4.2 受控文件：应加盖红色 “ID 受控” 印章，并编制受控编号，该编号应遵循便于追溯的原则编制。
技术室应每年或必要时按文件类别编制 《最新文件受控清单》 ，并向相关部门发放，以
5.1 文件清单 明确文件最新情况。对外来文件：技术室一年查新检索一次，以查新检索证据为有效版
本，并对索取新版本标准，对属于顾客提供的文件：应加盖红色 “顾客财产” 印章。 5.2 印章控制 技术室负责所有戳章式样，并详列于 〝文件控制印章一览表〞 中。
由文件编制的原单位负责，由更改人填写 “更改单”，履行审批后，立即以换页或杠改 5.3 文件更改 形式更改全数文件，不得遗漏。并将文件更改单编号
件更改记录栏中。更改不得使用铅笔更改。
①最新版本文件原稿须长期保管；
5.4 保管年限
③国家法规另有规定者，依国家法规规定；
主管部门 使用部门
/ 标识 / 处数 / 更改者 / 日期填写到文
5 控制
②废止的文件自废止日起销毁处理； ④顾客有要求的按顾客规定的期限保
存； 5.5 存放条件 应符合即防雨、防潮、防火、防盗，由专人保管等；
U 盘或其它电子媒体或它们组合形 可以是纸张、计算机软盘、光盘、照片、移动硬盘、
5.6 存放形式
式。
使用部门
6 适用
文件适用性：各相关单位主管按使用现况及保管年限及现行需求， 判定是否适用。不适用，则回到流程 2，若适用，则进入流程 7。现场使用文件应协调一致， 杜绝应有而无， 不同版本并存， 作废文件等问题存在。 7.1 电子文档：应由专人和设备进行管理和存储。视文件的重要程度考虑是否设置权限密码进行管理。
存档部门 7 记录存查
电子文档每年整理一次，存储到脱机载体上如：只读光盘、移动硬盘等。有条件时载体应一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。载体应放置在不易导致存储载体失效的环境条件（如远离磁场、防潮、变形等），并应定期检查。电子文档的更改或作废必须执行审批手续，并确保发放的电子文档得到更改或
删除，保证版本的一致性同时更新电子文档的目录。技术性电子文档管理见 《电子文档管理办法》 。 “存档” 印章。 7.2 存档控制：存查的文件应清晰可辨，易于识别和检索。存档文件应加盖红色
借阅：借阅时需登记 “文件借阅登记表” 借阅人签字，送还时保管人应检查文件是否完好，并做注 7.3
销记录。
7.4 技术室依据 《质量记录控制程序》 对相关记录进行整理，并妥善保管，以备查阅。
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容