**公司
行政管理制度(讨论稿)
目 录
第一章 公司组织结构 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 3 第二章 员工行为规范 ┄┄┄┄ ┄┄ ┄┄┄┄┄ 4-5
第三章 人员聘用制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 6-9
第四章 员工离职制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 10-12
第五章 第六章 第七章 第八章 第九章 第十章
员工考勤制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 13-16 奖惩制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 17-21 薪资制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 22-24 福利制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 25-26 办公室管理制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 27
文书管理制度 ┄┄┄┄ ┄┄┄ ┄┄┄┄┄ 28-31
为规范企业管理制度，健全公司组织，确保员工利益，维护公司工作秩序，依据劳动法规及有关法令，制定本制度，凡本公司所有员工，皆应遵守。
第一章 公司的组织机构
董事会 总工程师 总经理 总会计师
顾问 副总经理 副总经理 副总经理
综合部工程部销售部财务部招商部项目A 项目酒店旅游 公司实行总经理负责制，下设副总经理和总工程师各一名，对常务副总负责。公司设道路工程副总经理一名，负责道路工程日常工作，对总经理负责，总经理设顾问若干人，法律顾问一人。房地产下设综合部、工程部、营销部、财务部，各设经理一名，道路工程视工程实际情况，设若干项目部，各设经理一名。总经理可委托一名副总经理代表总经理主持公司日常工作，对总经理负责。
部门经理对常务副总和分管副总负责。部门员工对部门经理负责。以上架构为完全设置，公司可依据实际情况进行调整。
第二章 员工行为规范
一、遵纪守法、廉洁自律、实事求是、敢于坚持原则。 二、尊重上级、善待下属、团结同事。
三、注重协调、有效沟通、互相配合、忌搬弄是非。 四、仪表整洁、仪容得当、言行得体、注重个人形象。
五、礼貌待人、把微笑留给客户,自觉维护公司形象，不做有损公司信誉
的行为。
六、忠于职守，敬业爱岗，服从指挥，及时完成上级交办工作。 七、严守职业道德，不得泄露公司的商业机密。 八、不得从事与本公司、本行业相关的兼职行为。 九、及时清整好各自办公场所，做到整齐、有序、清洁。
十、下班后须靠好桌椅，关好门窗、空调及电脑等办公设备，并切断电源。 十一、工作时间严禁大声喧哗，高声说笑。 十二、上班时间着装应整洁、文雅。 十三、提倡节约，爱护公司财物。
十四、值班时要应及时接听电话并记录清楚，接听电话用语应文明。 十五、接待来访宾客举止要文雅、主动招呼、热情接待，并及时通知相关
人员。
十六、及时完成和反馈上级交办事项和任务。
十七、公务外出要报备并交待好工作，确保工作的延续性。
十八、团结协作，互相配合，不说不利于团结的话，不做不利于团结的事。 十九、员工对于职务上之检查、请示，均应循级而上，不可越级呈报或 之
行为。
二十、员工不得利用职权图利自己或他人。
第三章 人员聘用制度
第一条 目的
为使公司新进人员的招聘和任用有章可遵，特制定本制度。 第二条 人员增补申请
一、用人部门编制岗位人员缺少（或已核准离职）需增补时可依实
际工作需要增补人员。
二、用人部门需增补人员时，应将岗位名称、职称（位）、所需学历、
经验、实际上岗时间等要求，先填入《人员增补申请单》（附表1），经总经理核准后，报综合部统一安排招聘。
第三条 人员招聘
一、综合部应注意收集与公司同类或相近的经营、技术相关人员的
资料，并建立人才库。
二、综合部根据用人部门申请，通过广告招聘、人才市场招聘、网
上招聘或本公司人才库等各种方式，公开招聘所需要的人才。 三、用人部门在申报人力增补申请时，可同时推荐已掌握的人力资
讯并将相关资料报综合部统筹筛选。 四、初选
1、综合部对应聘人员进行身份、学历、职称、工作经历及其它个人基本资料认定，对中高阶主管、关键工作岗位的应聘人员的业绩与品行操守，必要时综合部可进行外调。
2、综合部对应聘人员进行基本素质测试，必要时可进行文化测试。
3、依据认定，测试结果或其他任用规定，综合部初步筛选应聘人员，初选合格者填写《新进人员登记表》（附表2），属推荐应聘者应在《新进人员登记表》上注明推荐人部门、职务与姓名。
五、复试
1、初选合格人员，综合部安排复试。
2、复试由申请人部门经理负责（或授权）进行，主要就应聘人员
的专业知识、技能、能力等进行确认，并提出作用职称（位）建议，复试结果应摘要填入《新进人员评定表》（附表3）。
3、经用人部门经理核准的考选表报综合部审核，依薪资制度确定
薪资后呈报审批。
第四条 新进人员的任职及薪资确定 一、新进办事人
1、所任用岗位经验不足一年者视为无经验人员，无经验人员以岗
位的基础工资核定。
2、所任用岗位经验达一年以上者，核发基础工资和职务工资 二、新进中高阶主管
符合任用条件者，按薪资制度执行。 第五条 新进人员的报到
一、拟任用人员的《新进人员评定表》依核决权限批准后，由综合
部通知报到。
二、新进人员报到时应验下列证件和资料： 1、居民身份证及复印件一份；
2、最高学历证书原件及复印件一份；
3、非厦门市常住户口人员，另须缴交“外来人员就业证”，缴验“计
划生育审检证”、“暂住证”。
4、彩色一寸同版免冠近照3张，黑白一寸免冠照片1张。 5、其他必要之证明，如原任职公司的离职证明、以验年资证明、
特殊工种操作合格证，专业技术资格证等。
三、综合部对新人员提供的证件或资料验证无误后，依劳动管理相
关规定，代表公司与新进人员签订劳动合同。
四、劳动合同期限以公司相关规定办理。
五、综合部对新时人员进行任职前培训，具体以相关规定执行。 第六条 新进人员的试用期
一、新进人员除合同另有约定外，一般自到职日起三个月为试用期。 二、新进人员试用期满且表现合格者予以正式任用，其中特种工作
作业人员必须复审合格后才能正式任用。
三、用人部门和综合部应协调好新进人员的试用管理。 第七条 任用限制
公司对有下列情形之一者，不予任用： 1、被剥夺政治权利尚未恢复者；
2、曾犯刑事案件，经法院判刑尚未撤消者； 3、打架斗殴、酗酒、赌博或吸毒者； 4、有传染病或健康欠佳难以胜任工作者；
5、原在其他公司服务，未办清离职手续或严重违规被开除者；
6、原在本公司所属企业或其他关系企业任职，未办调任手续直接到
本公司应聘就职者；
7、未满16周岁者；
8、未办理“外来人员就业证”、“计划生育审检证”和“暂住证”的
非厦门市户籍人员；
9、曾被本公司开除或因个人原因离职，又无公司急需的特长者； 10、其他有违反国家法律、法规或不宜在本公司就业者。 第八条 新进人员试用期间有下列行为之一的予以辞退： 1、事假累计达五天以上的；
2、病假达七天、且不宜延长试用期的； 3、有旷工记录或迟到、早退合计达六次的； 4、受记过以上处分的。
试用期间被辞退的，仅付试用期间的基础工资，除此不支付任何费用，亦不发给任何证明。
第四章 员工离职管理制度
第一条 目的
为规范离职管理工作确保离职人员和企业的合法权益，特制定本管理制度。
第二条 适用范围
所有员工，不论何种原因离职，均以本制度办理。若有特例，由总经理签字认可。
第三条 离职定义 一、合同离职
合同终止，履行受聘合同或协议而离职 二、员工辞职
因员工个人原因申请辞去工作 三、自动离职
因员工个人原因离开企业：1、不辞而别 2、申请辞去工作，但
企业未同意而离职 四、企业辞退、解聘
1、员工因各种原因不能胜任其工作岗位的，企业予以辞退 2、企业因不可抗力原因可与员工解除劳动关系，但应提前30天发布预先辞退通告
3、违反企业、国家相关法规、制度，情节较轻者，予以解聘 五、企业开除
违反企业、国家相关法规、制度，情节严重者，予以开除
第四条 离职手续的办理 一、离职申请
1、离职员工，不论何种方式都应填写《人员离职申请单》（如附表4）
经所属部门主管签署后送综合部人事。
2、所有员工的离职申请，均应提前一个月提出。 二、移交
员工离职应填写《人员离职核对单》（附表5）和《离职移交明细》
（附表6），就经办的工作、事物及款项进行移交，并由交接人、接管人和监交人共同签字确认，经综合部审核备案后方可认交接完成。
三、结算 1、结算条件
当交接事项全部完成，并经直接上级、综合部、总经理三级签字确
认后，方可对离职人员进行结算。
2、结算部门
离职人员的工资、违约金等款项的结算由财务部、综合部共同进行。 3、结算项目如下 （1）、违约金
因开除、解聘、自动离职和违约性产生违约金，有综合部按照合同
违约条款核算
（2）、赔偿金
违约性离职对企业造成损失，由综合部、财务部进行核算
A、物品损失赔偿金
企业为方便办公配置的物品，不能完好归还 按物品购入原价赔偿损失（1000元以下）
按物品使用年限折旧后的余额赔偿损失（1000以上）
B、培训损失赔偿金
以合同约定执行 （3）、工资
以用工合同为准，参照公司工资制度执行。 4、关系转移 （1）转移前提
A、交接工作全部完成（以签字为准） B、违约金、赔偿金等结算完成（以签字为准） （2）内容 A 、档案关系 B、社保关系
（3）企业内部建立个人档案中资料不在归还本人，由综合部归类存档。
第 五 章 考勤管理制度
第一条目的
为使员工的考勤管理更规范，特制定本制度。
第一节 出勤
第二条 作息安排
一、工作时间每星期一至星期五，如有特殊情况，可临时调整。 夏季：上午8：00—12：00 下午14：30—18：00
冬季：上午8：00—12：00 下午14：30—17：30 二、值班：依公司值班管理制度 三、排班
1、排班：每月28号前需值班的部门将《值班表》报送综合部。 2、需调班、调休的，要内部友好协商并报备综合部。 3、综合部不定期抽检值班情况。
第二条 签到
一、公司经理（含）以下人员上、下班一律签到。 二、所有员工必须先到公司签到，才能外出办事。 三、请假未满1日者，上、下班均应签到。
四、出差应事前将核准的出差申请单送至综合部，否则视为旷工。 五、准时上班而忘记签到月累计每三次（含）以半天事假记。 第三条 迟到、早退、旷工及其扣薪
一、上班开始后十五分钟（含）以内上班者，视为迟到。 二、下班终止前十五分钟（含）以内下班者，视为早退。
三、迟到、早退累计三次按旷工半天计。
四、迟到、早退超过十五分钟（不含）者，视为旷工，未超过半小
时，按旷工半天，超过半小时而不到半天按旷工1天。
五、虽有正常出勤，但经稽查有脱岗行为以旷工论。
六、连续旷工3天（含）以上或月累计6天以上者，予以开除。 七、迟到或早退每次减发1小时全薪。
八、凡有旷工记录者，旷工1小时减发2小时全薪，以此类推。
第二节 给假类别、扣款与请假
第一条 公司人员可享受的各类假别、应扣款项具体说明如下：（附表7） 第二条 请假细则
一、各种请假均应填写请假卡，并经部门经理以上主管批准后，当
日（最迟翌日上午）报送综合部备案，否则，其请假不予以承认。
二、病假、事假的审批权限 经 理 1天 副总经理 3天 总 经 理 5天 三、请假程序 1、病、事假
当日须通知部门主管，并填写请假卡，经主管签准后，送综合
部。病假一日（不含）以上须于翌日或上班日将县级以上医院
证明报送综合部人事。若遇跨月情况，必须于当月月底前将证明送至综合部人事，经人事确认后以病假论，否则以事假论。
2、婚、丧假：
婚假须持结婚证原件，丧假须持居委会、村委会相关证明原件，若证明未齐全可先申请假，等上班日将证明交综合部人事核对，若无证明则按事假论处。
3、产假、流产假：请假手续同病假，女职工到职满一年方可请产
假，且只限第一胎。
4、工伤假：须持工伤报告及请假卡，一并报送总经理签准后方可
以工伤假论。
5、公休假：须持公司签准的通知或依国家法律规定，提前申请批
准并送达综合部人事。
6、年假：员工工作满1年以上，方可享受此假，可一次申请，也
可分数次申请，但不能影响公司的正常工作。（手续同病、事假。）
四、新进员工试用期间，事假不得超过5（含）天，病假不得超7（含）
天，超过者予以辞退。
第三节 考勤督导
第一条 公司人员于上班打卡后因故暂时离开岗位，应向主管报告，如未依
规定擅离职守者以旷工论。
第二条 值班人员应严格监督人员签到工作，严禁委托他人签到或代他人签
到，一经发现，双方分别扣款300元。
第三条 各级主管对于所属人员的考勤，应严格督导执行，如有不按规定手
续按时办理或其他隐瞒蒙混情形，一经查明应受连带处分。
第六章 奖惩制度
第一节 奖励
第一条 奖励的种类
公司奖励的种类如下：
一、记大功：年度内记大功达二次者，公司给予加薪； 二、记小功：记小功三次作为记大功一次； 三、记嘉奖：记三次嘉奖作为记小功一次；
四、奖状或奖金：记嘉奖以的奖励者公司于以发放奖状或奖金。
第二条 奖励
公司员工有下列情形之一者，应由直接主管或人事部门申请奖励： 一、记大功
1、对本公司事务或办理临时交待重大业务有特殊功绩或贡献者； 2、对于危害公司权益的事情，能事先举报或防止，从而使公司减免
重大损失者；
3、非常变故，临机应付措施得当或奋勇救护、保全性命或公物者； 4、其他重大功绩者。 二、记小功
1、协助本条第一款第一项至第三项人员达成任务有贡献者； 2、对主办事务有重大推展进或改革绩效者； 3、执行临时紧急任务，能依限完成，表现良好者； 4、检举重大违规及有损公司利益者； 5、有其他较大功绩者。 三、记嘉奖
1、领导有方，使业务工作推进有相当成效者； 2、勤奋工作，努力本职而成绩优异者；
3、对偶发事件或灾害预防处置得当有助于公司安全者；
4、代表本公司参加各种竞赛活动成绩优异者。
第二节 惩处
第一条 惩处的种类
一、开除：开除后永不录用，案情重大者，移送司法机关处理； 二、记大过：记大过一次或累积达一次，未依制度抵扣者，年度不
予调薪
三、记小过：记小过三次作为记大过一次； 四、严重警告：记严惩警告三次作为记小过一次； 五、记警告：记警告三次作为记严惩警告一次。 第二条 惩处
公司人员有下列情形之一者，应由其直接主管或人事单位申请惩处： 一、开除：公司人员有下列情形之一者，经函报主管单位核备后予
以开除，并令其在三日内办妥移交手续，否则停发应领之薪资。
1、一年内记大过两次或累计达两次； 2、无故连续旷工三天或累计旷工六天者； 3、营私舞弊、挪用公款、收受贿赂、佣金者； 4、在外兼营事业影响公司事务经劝告不听者； 5、违反合理命令并有公然侮辱上级行为，情节恶劣者； 6、办事不力，玩忽职守，致使公司蒙受重大损失、情节严重者； 7、造谣生事，煽动怠工或罢工者；
8、仿效上级主管签字，图谋不法利益或盗用印信者； 9、公然以暴力威胁主管或撕毁公司公告者；
10、有盗窃行为或在公司赌博者；
11、对公司负责人、各级主管或其他从业人员及其家属施行暴力或
有重大侮辱行为者；
12、受刑事拘留（含以上）者；
13、故意损坏公司财物或故意泄露公司商业秘密，使公司蒙受重大
损失者；
14、散播不利于公司的谣言或挑拨劳资双方感情者； 15、其他违反法律或劳动合同或本公司规章制度情节严重者。 二、记大过
1、违抗命令，玩忽职守，泄露机密或谎报事实，致使公司遭受损失
者；
2、管理不善或防范疏忽致公司重大损失或酿成重大意外事故者； 3、直接主管对所属人员明知舞弊而不予以隐瞒庇护或不检举揭发
者；
4、浪费公司人力、财力、物力致公司蒙受意外损失、情节严惩者； 5、品行不端、行为粗暴、屡训不改者；
6、遇有非常变故、故意规避，致公司蒙受重大损失者； 7、在工作场所斗殴或酗酒滋事者；
8、违反公司纪律，扰乱公司秩序情节重大者； 9、行为不检，影响公司荣誉，情节严重者； 10、替他人签到或请他人签到者。 三、记小过
1、玩忽职守、泄露机密或谎报事实，致公司蒙受损失较轻者； 2、管理不善或防范疏忽，致公司蒙受损失或意外灾害较轻者； 3、疏忽监督致人员有舞弊情形，经查明属实者； 4、破坏公司公共秩序、情节较轻者；
5、浪费公司人力、物力、财力致公司蒙受意外损失情节较轻者； 6、毁损公司设施，情节较轻者； 7、擅离职守，情节较轻者；
8、在工作场所男女嬉戏，行为不检者；
9、遇有非常变故，故意规避，致使公司蒙受损失较轻者； 10、他人违规，故意作伪证者； 11、在工作时间内卧睡、伏睡者；
12、调职办理移交，无特殊理由而未按期办妥者； 13、虚报费用者；
14、未经批准接受客户邀宴者；
15、违反公司规章制度或命令，情节较轻者； 16、于工作场合恶意辱骂他人或妨害他人工作者； 四、记警告
1、在工作时间谈天、嬉戏、怠忽工作者； 2、玩忽职守，办事敷衍，情节轻微者； 3、在工作时间打盹者；
4、行为不检，不守秘密，破坏环境卫生，情节轻微者； 5、疏忽或过失致公司遭受抶失轻微者；
6 、违反公司规章制度或命令，情节轻微者。 第三节 功过互抵规定
同年功过可以抵销，以嘉奖一次抵销严重警告一次，依次类推。
第七章 薪资制度
第一条 目的
为使员工薪资合理、规范，秉持公平、激励的原则，特制定本办法。 第二条 适用范围
本办法适用于厦门莲福房地产开发有限公司的全体员工。 第三条 职称（位）
本公司从业人员设七类职位十六级 1、总经理 2、副总经理 3、部门经理三级 4、部门副经理二级 5、业务经理三级 6、业务员三级 7、办事员三级 第四条 学历确认
根据中华人民共和国教育部规定：国家承认的大、中、专院校及初
等学历，地方省教委承认的院校及通过自学考试、成人教育考试获取的毕业文凭，公司均承认。
第五条 职位薪资的原则
一、公司的薪资原则即简化操作，采用激励机制；
二、员工的薪资实行结构薪资制，依个人学历，技能和资历作为初
任时的条件。
三、职位薪资依据公司员工所任职位及所任职位的责任轻重、技术
程度和工作环境而确定。
第六条 薪资结构：员工工资由以下四部分组成 基础工资+职务工资+工龄工资+奖励工资
基础工资：以维持本职工生活所需的工资额，应不分职务和工作岗位，一般都是相同的。
职务工资：按其职务高低，责任大小，工作繁重和业务技术水平 等因素确定的工资额。每一个职务设几个工资等级的工资，上下职务之间的工资适当交叉，并随职务的变动而变动。
工龄工资，是按员工的工作年限确定的工资，在公司服务满一年，发工龄工资 50 元。
第七条 新进人员薪资
一、新进人员的薪资原则上依《公司从业人员职位及工资标准》（附表8）
的最低级别执行。 二、新进人员试用期三个月 三、办事员
1、所作用岗位经验不足一年者视为无经验人员，无经验人员的岗位的基
础工资标准核发。
2、所任用岗位经验达1年以上者，以本岗位的工资结构核发。 第八条 加班
员工由于工作原因而加班加点，公司视其工作态度与绩效在每年年
终奖时给予重点考核，但由于个人能力造成加班的除外。
第九条 考勤扣薪
序号 1 2 3 4 5 第十条 年终奖
假别 事假 病假 婚、丧、产假 旷工 迟到、早退 扣薪项目 全薪 全薪 全薪 全薪 备注 1、年终奖金核发基数为基础工资+职务工资； 2、年终奖金的发放按发放总额与个人系数结合发放； 3、服务未满3个月者不予发放。 三、发放方式：
1、此奖金每年核算一次，并存案于公司。 2、员工离职时予以结算。 第十二条 工资发放
公司每月工资发放时间为次月的10日，如遇节假日由公司决定。
第八章 福 利
第一条 凡本公司从业人员均可享受本企业之一切福利。 第二条 社会保险：
凡本公司之从业人员自试用期满之日起即依法应参加社会保险，享受社会保险各种权益。
第三条 有薪假期：
凡本公司的员工均可享受法定节假日，每年10天，即元旦1天，春节3天，五一3天，国庆节3天。女工增加“三八”节半天，公司可依实际情况不予放假的，应安排调休。
第四条 婚假：
凡公司员工符合法定结婚条件的，凭结婚证可予享受7天，晚婚15天的有薪假期（此假须一次申请），公司送贺礼 300元。
第五条 产假：
凡在公司符合计划生育条例之员工，可享受第一胎90天的有薪假期，并于生育后继续来公司做满两个月后方能申请领取产假工资。
第六条 流产假期：
凡公司女员工符合法定条件流产的可享受连续15天的有薪假期
第七条 丧假：
凡公司员工可享受丧假：直系亲属7天，并送600元的慰问金；旁系亲属2天的有薪假期。
第八条 公伤假期：
员工因执行公司任务或参加抢险救灾、见义勇为而造成伤害的，可
申请公伤假期，视同出勤。
第九条 从业人员伤病慰问金
一、因公伤病而住院者，致送200元慰问金； 二、非因公伤病住院者，致送100元慰问金。 第十条 过节费
本公司为加强员工福利，每逢春节、五一节、国庆节、中秋节等节
日，由公司发给过节费或购置礼品致赠员工。
第十一条 庆生
公司员工生日，公司赠送蛋糕以示祝贺，价值不超过100元。 第十二条 贡献基金奖
一、为鼓励员工长期服务于公司，为公司多做贡献，公司设立贡献基
金奖。
二、公司每年提取利润总额的一定比例作为公司的贡献基金。 三、依据公司规定的职位，职级设立不同的系数，详见下表：
职 位 职 级 系 数 总 经理 3.2 副总 部门 部门 经理 副理 A B C A B 级 级 级 级 级 3.0 2.8 2.6 2.4 2.2 2.0 业务 业务 经理 员 A B C A B C 级 级 级 级 级 级 1.8 1.6 1.4 1.2 1.0 0.8 办事 员 A B C 级 级 级 0.6 0.4 0.2
四、贡献基金总额除以员工系数总和再乘以每一职位职级的系数即为该
员工的贡献基金数额。
五、员工的贡献基金每年结算一次，由公司专门帐户统一管理，服务满
三年的可以领取，不满三年离职的，纳入公司贡献基金。
六、在本公司服务超过三年的员工，其贡献基金系数提升10%；
在本公司服务超过五年的员工，其贡献基金系数提升15%； 在本公司服务超过10年的员工，其贡献基金系数提升20%。
第十章 办公室管理制度
办公室是公司对外经营的一个窗口，其员工的一言一行体现了公司的一种形象，为此特制定本规定。 一、办公室内的礼仪
1、员工必须仪表端庄、整洁。工作场所的服装应淡雅得体，不过分华丽。 2、女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水，不宜穿花裤子、拖鞋上班。
3、员工应保持优雅的姿势和动作，与同事相遇应点头行礼表示致意。 4、电话铃响应迅速准确地接起，并礼貌地先报公司或部门名称，结束时礼貌道别。
5、通话简明扼要，不得在电话中聊天，工作时间不得打私人电话。 二、办公室内的物品使用
1、应保持办公室内及个人办公桌的清洁，与工作无关的东西不得摆放桌面。 2、复印机使用完毕后要作好登记。
3、下班或外出离开座位时就将桌面清理干净，椅子归位。 三、因公外出
1、因工需要外出办事时，应向上级主管报备，经同意后在《外出登记表》
（附表9）上登记外出地点及返回时间，以便管理。 2、因公外出不能按时签到者，应填因公未未签到单。
第十一章 文书管理制度
第一节 总则
第一条 为确保本公司各种文书迅速、有效地传递与执行，同时也使主要的
文书档案的保存和有效利用，以系统化、合理化整合、利用公司内外的各种资源，确保公司历史沿革的真实，特制定本制度。
第二条 所谓文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定合同、
各种帐薄、图表、参考书等一切业务用书类与公文。
第三条 全部公文归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条 必须严格保守文书机密。 第五条 文书按下列要点处置和办理：
一、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一
律以“文书“的形式进行，所有文书的处置都必须以”准确“与迅速”为原则，必须明确责任。
二、即使在紧急情况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必
须以文书形式记录下来。
第六条 公司各种文书的收发，领取与寄送由综合部负责。 第七条 公司的档案存放及管理由综合部负责。
第二节 文书管理
第一条 公司的文书包括各种报告、请示、函、公告（通知）、传真、联络用
笺及相关内部呈核单据。
1、报告、函，用于公司对政府机关、团体、关系企业间行文使用，格
式如附件10。
2、公布通知：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。如附件11。 3、请示：下级对上级所有请示或报告时使用，如附件12。 4、传真：业务处理须以传真各行文时使用，如附件13。
5、联络用箋：公司内部各部门间业务接洽时使用，形式如附件14。 第二条 文书分类
文书按机密与紧急程序不同分为以下几类：
一、急件：凡是需要受文者于一定时限内签核完毕，否则会给公司造成
损失的公文均属急件。
二、机密件：凡是仅限于相关人员知悉且扩大传阅范围将给公司造成不
不良影响或损失的公文属机密件（如会计报表、工资报表、经营报表等）。
三、普通件：凡是无时限要求、机密要求的一般性公文属于普通件。 第三条 文书传递
急件：原则上当事人自行传递或秘书予以传递。 机密件：原则上责任人或当事人自行传递。 普通件：原则上由综合部负责传递。 第四条 文书处理时效
一、普通性公文应于收文后1日内处理完毕，最迟不超过两个工作日。 二、专案性公文应于收文后1日内处理完毕，最迟不超过3个工作日。
如需仔细考量，可视具体状况相应延长规定时效，但必须告知行文单位或部门。
第五条 文书请示审批程序
文书的请示审批是公司经营的一项重要程序。凡公司经营的重要事
项都必须经请示，获得总经理的审查、裁决和批复，方能实施或执行。
第六条 文书的收、存管理
综合部为公司的对内、对外的总收发窗口。 一、对外收发文
1、综合部对每日外来文件、函、信进行检索、登记，并于一天内发送
至相关部门。《信函登收发记表》（如出附件15）。
2、收文者系公司名称者，由总经理收文启封;收文系部门名称由部门收文启封；收文者系私人名称者，由私人自己启封。
3、公司对外发文原则上一律以公司名义行文，公司（或部门）主管视实际需要交办相关人员初拟对外文书的行文，相关经办人员依公司内部相关作业流程经核决后方可发文。
4、对外发文由综合部统一寄送并进行登记管理，形式如（附件16） 5、属例行工作对外发送报表的由部门自行寄送。 二、对内收发文
1、各部门主管收到内部文书后，批示处理意见，并依据处理意见发送或传阅相关人员。
2、对内的正式通知，通告公布的发文均由综合部统一汇编文号进行登记后发文。
3、对内发行均应以公司或部门的名义发布。
第十二章 档案管理制度
第一条 归档范围
公司各部门在工作活动中形成的有保存价值的文件材料均为归档范围。
一、公司的有价证件（如营业执照税务登记证、企业代码证等） 二、政府机关发来的与公司有关的决定、议决、指示、命令、条例、规
定等文件材料。
三、公司各部门对外的正式发文与有关单位来往文书。 四、公司各部门的请示与上级相关的批复。
五、公司重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、简报、
会议记录等。
六、公司各部门主要职能活动的报告、总结。
七、公司各部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、
统计报表。
八、公司各部门与有关单位签订的种类合同、协议书等文件材料。 九、公司发布的各种规章制度、主要文件的历次修改稿。
十、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、
录音、录像等。
十一、本公司备仪器等文件资料。 十二、本公司基本建设的文件资料。 第二条 档案分类
一、档案分类
1、档案分类设置类目有：政策、证件类、行政管理类、经营管理类、
财会管理类、购销管理类、技术管理类、设备仪器类、基建类及其他类等九个一级类目。相关一级类目根据其职能特点设置二级类目，具体分类详见“档案分类保存一览表”形式（如一）。
2、档案分类说明表所定的一级类目系原则分类，为利于本公司档案的
统一管理，不得随意增减。二级类目相关部门可根据实际需要相应增减，但应以系统性分类为原则。
二、档案分类标识
一级类目均以各类关键词前两个字的拼音大写字母为代码。如行政
管理类为----XZ，经营管理类为-----JY，其他依次类推。二级类目以二位阿拉伯数字依序编号。如行政管理类中的人事管理可编为XZ01，其他依此类推。
第三条 档案立卷及归属 一、档案立卷
1、日常归卷：公司各部门按档案分类规则，事先编制相关类别、条目，并对已经处理处理完毕的文件文书材料，即日归入已编制好的有关类别条目中并以登记其形式（如二）
2、年度立卷：各部门应以每年的一月份对去年的的所有文书档案进行
整理，并按相关类目作最后的调整定卷，建立年度档案总目录（附件三）一式二份，一份交公司档案室存档，一份自存。
3、稽核：公司档案室每半年对各部门的档案管理执行情况进行稽核、
检查，以确保各类文书的完整性。
二、档案归属
1、政策、证件类、行政管理类的档案归公司档案室存档，综合部负责
建立日常归档、年度的立卷及档案归档保存工作。
2、设备仪器类的档案归相关部门存档，各部门负责建立日常归卷及年
度的立卷工作，立卷后的年度档案总目录应复印一份交综合部存档查。
3、基建类的档案归公司档案室存档，综合部负责建立日常归卷及工程
建设完成后的总立卷工作，各立卷工作结算后将年度档案、总目录及档案移交公司档案室保存。
4、经营管理类、财会管理类、购销管理类归财务部门存档并建立日常
归卷及年度的立卷工作，各立卷后年度档案的总目录复印一份交公司档案室归案保存。
5、阶段性和专案性的公司档案，待结案后由承办部门立卷后连同档案
移交公司档案室保存。
第四条 档案立卷的要求
一、各部门由一人兼职负责组卷、编目，组卷质量总的要求是遵循文件
的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别应用的价值，便于保管和利用。
二、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 三、在档案的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、
请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开。
四、不同度的文件一般不放在一起，但跨年度的请示与批复在复文年立
卷，没有复文的在请示年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷。
五、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依
序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律和特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。
六、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件、目录，
填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。
第五条 档案的保存
一、文书档案的保管期限见“档案分类保存一览表”形式如（附件三）。 二、部分重要档案需经常使用的，可保存其复印件，以便利用。 第六条 档案的调阅
一、本公司人员调阅公司（或部门）的一般性文书档案时，需办理调阅
手续，（如附件四）并经相关部门同意方可调阅。
二、本公司人员调阅公司（或部门）相关机要性的文书档案时，需办理
借阅手续，经本部门主管及相关部门主管同意，方可同意调阅。
三、外单位人员调阅公司（或部门）的文书档案时，需经公司最高主管
同意并办理借阅手续方可借阅。
四、档案管理人员需建立调阅登记表，进行调阅登记以备案存查，形式
如附件五。
第七条 档案的销毁
一、对于已超过保存期限的档案，应在综合部主管相关部门主管及公司
档案室管理人员的共同监管下进行鉴定，对确认已无保存价值的文书档案进行登记造册，呈总经理核准后予以销毁。
二、文书档案的销毁指定综合部、档案室和相关部门的文书档案管理人
员进行监销，以防止档案遗失或泄密，同时监销人在“文书档案销毁单”（附件六）上签字。
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