2010.4.22 公共09级
一、论述行政机关公文的涵义及特点。
2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》指出：
行政机关的公文（包括电报、下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（一）鲜明的政策性
（二）法定的权威性
（三）严格的规范性
（四）突出的时效性
二、《国家行政机关公文处理办法》中规定：政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、 询问和答复问题、 审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。为什么要做这样的规定？
《办法》规定：
（1）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构办公厅（室）外不得对外正式行文。
（2）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应当注明政府同意。
（3）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
需要说明的是，国务院办公厅对上述第（1）条补充说明是：
部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
上述内容就发文机关与主送机关的定位问题，制定了执行标准。随着行政机关机构改革的不断到位，公文改进的力度不断加大。与原《办法》相比，上述行文规则进一步强化了职能部门的协调职能，减少了办公厅（室）的协调任务；加强了办公厅（室）在公文审核把关方面的责任；加大了对公文督查落实的力度；强调了公文处理工作的规范性和实效性等。它在强调不同内容、不同效力的公文由不同职权范围的主体行文的同时，也制定了“行文分道”与“简化手续”的执行依据。
另外，可以避免政出多门。
三、草拟公文程序有哪些具体要求?
公文的撰写通常可分五个步骤。
一、明确发文的目的和主题
（一）准备使用什么文种
（二）发送和阅读的对象
（三）文件的主要内容
（四）发文的具体要求
二、收集有关材料，进行调查研究
三、拟出提纲，安排结构
四、落笔起草，拟写正文
（一）要注意观点鲜明、用材得当
（二）要做到文句简练、交代清楚
五、反复检查，认真修改
（一）固定用纸格式，书写字体清晰
（二）选用材质书写材料
四、请示与函的区别在哪些方面？
（一）沿用老习惯
例如某机关过去“答复审批事项”用批复，那么现在不区分是上下级关系，还是不相隶属关系，只要是“答复审批事项”，就仍旧沿老习惯用“批复”，并不细究过去的做法是否正确。
（二）定位欠准确
这点的定位是双向的，有发文机关，也有受文机关。例如某些发文机关为了表示对有关主管部门的尊重，不采用“请批函”行文，而使用了“请示”，这就将不相隶属关系的主管部门上定位到了“上级机关”的位置上；而某些主管部门也自以为是处理有关事项的职能部门，其审批意见具有法定效力，于是以“上级机关”自居，无视国务院规定，以“批复”行文。
（三）文种混淆
在13种公文中，容易混淆的文种有如下3组：
1.函与通知
从适用范围来说，函与通知都可“告知”事项。但告知事项时选用哪个文种，却有严格规定。它们的选用区别主要表现在行文关系上。函在不相隶属机关间使用，而通知只能由上级机关下达给下级机关。
2.函与请示
从适用范围来说，函与请示都可“请求批准”事项。但请批函由不相隶属机关向有关主管部门送达，而请示只能由下级机关上报直接上级机关。
3.函与批复
从适用范围来说，批答函与批复都可批示、批准事项。但批答函由有关主管部门向不相隶属机关送达，而批复只能由相对上级机关批答给下级机关。
由此可知，我们只要把握好行文关系与文种的适用范围，就能正确使用不同文种。
五、运用“意见”这个文种应把握哪些原则？
运用意见时，应把握如下原则：
（1）在文种的选择上，不是“重要问题”不得采用意见。
（2）就发文机关来说，上级机关就亟待解决的重要问题，可以提出原则性要求，阐明处理问题的具体办法；下级机关就面临的重要问题，可以提出工作见解和可行性建议；不相隶属机关就需要协调的重要问题，可以提出供对方参考的意见。
（3）上级机关选择“意见”发布指示性内容时，应注意口气与“决定”有所区别。行政公文废止“指示”，增加“意见”，是使“意见”兼有“指示”的功能，然而又防止上对下硬性发布指示，以此营造民主协商的氛围。因此要防止将意见作为指令性下行文使用。在这一点上，国务院办公厅在发布实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见时，其态度、语气、措辞等都为我们作出了表率。
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