一、公文基本要素
（一）组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分 公文首页红色分隔线（宽度同版心，即156毫米）以上部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
（二）公文版头包括发文机关标志、发文字号、签发人等内容
1.发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，一些特定的公文可只标注发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘为35毫米。
发文机关标志用红色小标宋体字，郑州市人民政府文件字号为18毫米X14毫米、郑州市人民政府办公厅文件字号为15毫米X10毫米。联合行文时，其发文机关标志字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整，但字体不变。
联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
2.发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用
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六角括号“〔〕”（仿宋_GB2312）括入；发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置，用三号仿宋体字居中排布；上行文发文字号居左空1字编排。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色分隔线。
3.签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。（上行文须有签发人）
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行，并使红色分隔线与之的距离为4毫米。
（三）公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等内容
1.标题。包括发文机关名称、事由、文种。标题文字应力求准确简要，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。编排于红色分隔线下空2行位置，用二号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。
批转或转发的文件，标题中不冠机关名称，在标题下面注明机关名称和年、月、日，并用圆括号括起来。如机关过多或名称
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过长与日期无法排在同一行，圆括号只括年、月、日，不括机关名称。
2.主送机关。主送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标题下空1行，居左顶格用三号仿宋体字标注，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，编排方法同抄送机关。
3.正文。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件:1.XXXX”），附件顺序号后用小圆点；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.成文日期。成文日期以会议正式通过或发文机关负责人最后签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）
6.印章。
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（1）加盖印章的公文。
印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，不署发文机关署名，印章顶端上距正文（或附件说明） 一行之内，端正、居中下压成文日期。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，每排最多排三个印章，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。
（2）特殊情况处理。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
7.附注。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用三号仿宋体字居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。
8.附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用三号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字；有顺序号时标注顺序号，“附件”二字之间不空字。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。
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（四）版记包括印发机关和印发日期等内容
1.版记中的分隔线及位置。版记中分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（高度为0.35毫米）。首条分隔线位于版记第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记应置于公文最后一页（偶数页），版记的最后一个要素置于最后一行。
2.印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
（五）页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（六）公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
（七）印刷格式
1.公文用纸用A4型纸，其成品幅面尺寸为210毫米X297毫
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米，左侧装订。版心尺寸为156毫米暳225毫米（不含页码）。
2.正文一般每面排22行，每行排28个字。 二、常用公文基本要求 （一）请示
请示是“适用于向上级请求指示、批准”的公文。请示属于上行文。凡是本机关无权、无力决定和解决的事项可以向上级请示，而上级则应及时回复。为了便于领导批复，请示行文必须一文一事。这就是说，每则请示只能要求上级批复一个事项，解决一个问题。一请示，一批复。没有请示就没有批复。请示所涉及的问题，一般较紧迫，没有批复，下级机关就无法工作。因此，下级机关应及时就有关问题向上级机关请示，上级机关应及时批复。请示应在问题发生或处理前行文，不可先斩后奏。
1.请示必须具备以下三个条件：
（1）必须是下级机关向上级机关的行文。
（2）请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。 （3）必须是为了向上级请求批准。
2.请示一般由标题、主送机关、正文和附注组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（1）标题
请示的标题由发文机关名称、事由和文种构成。 （2）主送机关
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的直属的上级
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机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
（3）正文
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成：开头，主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。
主体，主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。
结语，应另起段，习惯用语一般为“妥否，请批示”。 落款，一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的名称，这里可不再署名，但需加盖单位公章。
使用“请示”这一文种时，应出具附注。写法是，在附注处注明联系人的姓名和电话，用三号仿宋体字居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。
（二）报告
报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
1.报告一般由标题、主送机关、正文。其各部分的格式、内
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容和写法要求如下：
（1）标题，由发文机关名称、事由和文种构成。 （2）主送机关，发文单位的直属上级领导机关。 （3）正文，结构与一般公文相同。
（4）落款，一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的名称，这里可不再署名，但需加盖单位公章。
2.打报告要注意做到：
情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
（三）通知
用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。通知，一般由标题、主送单位（受文对象）、正文、落款四部分组成。
1.通知一般由标题、主送机关、正文。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（1）通知的标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。
（2）通知的主送机关
通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。
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2.通知的正文 （1）通知缘由
发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。
（2）通知事项
这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。
晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。
（3）执行要求
发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。
其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。
附：请示、报告、通知三种常用公文标样
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