行政办公事务与公文基本常识
根据局领导和人教部的安排，就由我来和大家共同学习行政办公事务与公文基本常识。行政办公事务与公文的基本常识涉及的内容非常多，由于时间限制我就不一一罗列，我只挑选一些大家在工作过程中经常接触到的常识性的东西，简单地提一提，供大家学习。
对于我局来说，行政办公事务是企业行政管理工作最基本的体现，它涉及到公文写作、文书处理、保密工作、档案工作、信访工作、信息工作、会议组织、行政协调、执行督查、调查研究等等。
第一部分 公文与公文写作
一、公文的基本常识
（一）、公文定义：公文是行政管理工作中形成的具有法定效力并符合规范体式的公务文书，是行政管理机关处理公务的重要工具。
（二）、公文作用：它是行政管理的规范，传达政令的工具，上情下达的基本手段，横向联系的纽带，教育激励的重要方式，印证事实的真凭实据等六个方面。
（三）、公文的组成和功用：党政公文通用公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。其它组成部分有：文头、发文机关、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
标题：即公文的“眉目”，一个完整的标题要标明发文机关、事由和公文种类，以便文书处理。由发文
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机关、事由、文种组成，要求结构完整，语意确切，文字简练醒目，字数一般不超过50个字，标题中尽量不用标点。
正文是公文的主体部分，也是公文的核心部分，用于表达受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。正文一般由开头（导语）、主体、结尾三部分组成。正文一般用3号、4号仿宋体制印。
作者即制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。发文日期即公文形成的具体日期，一般用大写。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
主题词用以揭示公文的基本内容并经过规范化处理的名词术语。从《公文主题词表》中选取。
文头，用于强调公文责任归属和权威性的标记。
文号，即文件的编号，它标明发出文件的数量和次序、年度，便于查询。
签发人：代表机关核准文件并签发文稿的领导人的姓名。
保密等级：公文涉密程度标志。分绝密、机密和秘密。紧急程度：表明公文送达和办理时间要求的标志。分特急、急件。
主送机关：即受理公文的机关。应当用全称或规范化简称。
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附件及其标记：指附属于公文正件的其他材料。要在正件上标明附件的标题、件数、份数。
抄送机关：对所收受公文一般无需承担直接办理、答复责任，而只需了解公文内容的机关的全称、规范化简称或统称。
注释：对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明。
印发传达范围：即限定文件发送范围和规定阅读对象。
二、公文写作要求
（一）正确书写公文文稿。文稿的写作要注意把握角度和分寸，详略得当，观点和材料统一，没有枝蔓和 话，尤其对公文中的人名、地名、数字、引文的使用必须准确、规范。文稿起草后，最好要送经部门领导审核，看看主送机关是否合适，材料是否真实，结构是否紧凑，语言是否得体等等，以提高文稿的质量。
（二）语言要求：
①准确。用词准确，选句恰当，符合逻辑关系。如大概、左右等模糊性词语汇要用，如优良、优秀、优异等要准确使用。
②简练。用词词义要明确，用词要规范。
③朴实。语言平易、朴素、实在，途述不花哨，说明要浅显浮华艳丽，争彩飞扬，少铺陈不绕弯子，
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要开门见山，有话直说。
④庄重。语言要端庄、郑重、严肃认真，严格使用规范化书面语。
三、公文写作
（一）邮政部门公文种类
l、令
适用于依照有关法律规定发布邮政通信行政规章；宣传施行重大强制性行政措施：嘉奖有关单位及人员。
2、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
3、通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
4、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布业务规章；传达要求下级机
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关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。
5、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
6、报告
适用于上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
7、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
8、批复
适用于答复下级机关的请示事项。
9、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
10、函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。
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11、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
公文除会议纪要外，应加盖印章。印章要端正盖在成文日期上方，上不压正文，下压成文日期年、月、日。
（三）若干文种适用范围的辩析
由于目前常用公文文种的数量较多，因此实际工作中容易在性质、用途相似的若干文种选用上出现错用、误用，从而影响公文的效用。这里介绍几种常用公文的区别。
1、“通报”与“通知”的区别
“通报” 与“通知”的不同点主要有：“通报”不是象“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作。
2、“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大的不同，首先是制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人，更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处理决定。其次是对象不同，“通报”的对象必须具有典型性的人和事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人和事。第三，内容性质不同。“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，
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“处分决定”中的这部分内容则具体而细微。“通报”中常需有要求其他人员吸取教训，采取有关措施的基本要求，“处分次定”则无此类内容，而必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。第四，发送范围不同。“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。
3、“请示”与“报告”的区别
“请示”与“报告”的不同主要在于：“请示”用于对上级机关请求其下达指示，请求允许或批准本机关、单位去做某一件事。“报 告”则用于汇报、反映情况、问题或建议，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，同意与不同意上级都要复文。“报告”则不能，上级对“报告”一般不复文：“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可以事前，也可以在事后或事情进行中形成。
4、“会议纪要”与“会议记录”的区别
“会议纪要”通常需要在对“会议记录”等综合整理、加工的基础上形成，但二者却有很大不同：“会议记录”是原始性的凭证性材料，可以有闻必录，“会议纪要”则必须对原始材料进行系统的整理加工，只录要点、重点；“会议纪要”不仅有凭据性，往往还用于向上级或有关方面反映情况，指导下级机关的工作，因此，要讲究条理性，而且须经与会各方反复讨论一致确认后方为有效。
（四）、公文处理工作中存在的问题
全区邮政部门在公文处理工作中，仍然存在着一些问题，主要表现在以下七个方面：
1、错用文种
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⑴“请示”错用“报告”
⑵“报告”错用“通报”
⑶前半部分“报告”后半部分“通报”
⑷“通报”错用“通知”
⑸“通知”错用“函”
2、自造文种
⑴以“活动方案”作为文种
⑵以“汇报”作为文种
⑶以“计划”、“规划”、“可行性研究”作为文种
3、越级行文（来邕越级向区局领导请示汇报情况）
⑴县（市）邮政局直接写请示、报告或要求区局拨款购车辆。
⑵县（市）邮政局直接给区局写请示拨款征用、建房或要求追加基建投资。
以上两种情况都有费用分摊问题，更主要的是不符合办事程序，属于越级行为，对地市局不尊重。8
⑶多头抄报、抄送，请示、报告满天飞。
某个地区邮政局给区局写购买邮运车辆的请示，既抄报区局所有领导，又抄送办公室、计财处、公众服务处、网络运行处，文件满天飞。
4、公文标题不正
⑴标题不全
国务院发布的公文处理办法规定，完整的标题应由发文机关、发文事由和文仲三个部分组成（也称标题的三要素），但是我们已经习惯省略发文机关，一般由事由和文种组成，在事由之前加入介词“关于”，有的单位把标题写成：“××工程验收请示”，缺少介词“关于”文种之前少“的”。
⑵公文标题不简练：如“关于转发国家邮政局关于认真开展财务大检查的通知的通知”
5、成文日期标识不规范
成文日期的规范化标识有三点要求：
⑴必须全写年、月、日；
⑵年、月、日必须用汉字书写；
⑶成文日期位于发文机关之下。
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6、印章戳落不规范
⑴盖印不端正，有歪着盖，还有倒过来盖。
⑵有的章在成文日期的中线。
⑶甚至还有不盖或漏盖印章的现象。
四、公文文稿的复核
以局名义发文的文稿，由主办单位领导核签后应送办公室复核，办公室复核公文文稿是制发公文的重要环节，也是必不可少的环节，认真抓好这个环节，对于减少公文差错，确保公文质量，有着十分不要的意义。
要认真做好文稿复核，减少公文差错，确保公文质量，必须要做到六个字：严格、细致、准确。所谓严格，就是要严格遵守复核制度，未经复核的文稿绝不呈交领导签发。所谓细致，就是要认真
三、公文办理
公文处理程序：一般分为三个阶段：收文处理、文书核稿、发文处理。
（一）收文办理
收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置和管理活动。这是一个接收公文，并从中提取有
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用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行法定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。
收文办理的一般程序为：传递、签收、启封、登记、分类、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。
（二）发文办理
发文办理是指一个机关内部为制发公文所进行的活动。发文办理的一般程序为：拟稿、核稿、签发、缮印（校对）、用印、登记、封发、立卷、归档、销毁等。除拟稿和领导签发外，其他各个环节基本上都由办公室人员承担。
（三）行文规则
为了确保公文准确、快捷地传递给受文机关，必须规范行文规则。其基本内容主要是：
l、必须按机关间的工作关系行文；
2、选择适当的行文方式。各种公文，尤其是“请示”性公文，一般不越级行文。因特殊情况必须越级行文请示时，应当抄送被越过的上级机关。
3、“请示”与“报告”要分开。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄报、抄送形式，但不得同时抄送下级机关；除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
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4、“报告”中不得夹带请示事项。
（四）、办毕公文的处理
在收文和发文办理过程中，都存在着处置办毕公文的活动。这些活动决定并实现了各类办毕公文的归宿。这些处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档。
清退。经过清理将有关办毕的收文按期限退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的意义在于维护公文的机密安全。
销毁。对失去保存价值的办毕公文以各种形式进行销毁，一般采用烧毁、粉碎机粉碎、送造纸厂化浆销毁。
暂存。对一些具有很高查考价值的重要公文和由于多种原因一时难以确定是否销毁的公文，予以暂时保留。
立卷。将办理完毕具有保存、备查和利用价值的公文按要求编立成为案卷，使这部分公文更好得到保护，避免损坏与丢失，便于查找利用。
归档。将编立好的案卷及案卷目标按规定时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。这是使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更充分地发挥其历史作用。
清退、销毁公文应该履行一定的手续。属于清退的应该造册登记，交接清点签名；属于销毁的，应该进行鉴定、确认，逐文逐件登记造册，呈本单位领导或上级机关领导审定批准后再行销毁。一般情况下，
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销毁公文应由专人（两人或多人）监销。除特殊情况，任何个人均不得私自销毁公文，更不能将待销公文视同废纸出售。
第二部分 档案工作
《中华人民共和国档案法》对档案下了明确的定义。档案是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治军事、经济、科学、技术文化、宗教活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是历史的真凭实据，它记录了历史活动的事实经过和经验教训，对一个单位来说有着相当重要的作用。我局档案有业务档案和文书档案。对于业务档案我想大家都是比较重视的，如……，但对于文书档案就不是很重视，局里发的文件，看完了就乱扔乱放，既没有登记妥善保管，也没有及时清退，一些管理性的规章制度没有统一整理，要用的时候找不着或找不全，我想这与我局制定了很多规章制度都得不到真正的落实有关连。目前，档案工作做得较好的有储汇、计财。
凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档。
第三部分 保密工作
保密，即保守国家秘密。国家秘密的等级也即密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
㈠邮电工作中国家秘密的具体范围包括：
1、邮电通信发展规则、总体布局、网路组化，邮政通信发展、基建、行业、财务计划。
2、战备通信、机要通信、党政专用通信、边海防通信，为党和国家领导人、外国政府要员提供的通信
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手段、保障措施，为党政军重要部门特殊需要提供的邮政通信保障措施。
3、邮政资费调整方案，未公开的邮票、集邮品印量。
4、党政专用通信保密措施和密码通信，邮政电汇押密和邮政储汇密码。
5、具有国际先进水平的邮政科技成果。
6、邮政重要外事活动中的秘密事项。
㈡邮政工作中下列事项早不属于国家秘密，但应当作为内部事项管理，不得擅自扩散。
1、不宜公开的 邮政通信情况。
2、邮政涉外活动中的内部通报及内部规定。
3、邮政部门留成外汇数目及使用安排计划。
4、邮政业务规章制度、简报、文件资料。
这个很多人都不注意，特别是一些业务规章制度、文件资料等，随处乱放，外面的人进入办公室，都可以随手拿来看，这样是不符合保密制度的。
㈢泄密报告制度
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1、认真执行一事一报的泄密报告制度，上报过程中严格执行报告时限。如丢失机要文件等要及时上报，涉及国家秘密的报告，执行有关保密规定密级、密传。
2、对本单位本部门发现发生的泄密案件，要在接到下级报告或发现掌握其泄密案件的24小时内，将案件的基本情况和发现情况填入《泄密案件报告表》报区局，并抄报地方保密工作部门。
第四部分 信息工作
信息和能源、材料并列为当代人类物质文明的三大支柱之一，邓小平曾经指出，开发信息资源，服务四化建设。邮电部门的信息工作是从80 年代开始的（84、85年），我们邮政部门办公室系统开展的信息，属于政务信息。（党务信息、经济信息、其他信息）
一、政务信息的作用
①使领导者耳目更加灵通。通过信息，领导在进行决策时会感到材料更丰富，思路更开阔，因而作判断、下决心、发号施令就更加果断、更加有把握，领导工作的科学性、系统性增强。
②增强领导工作预见性。一些带有倾向性、苗头性的问题能及时反映，领导可以采取措施，既可以防患于未然，又可以掌握工作主动权，取得事半功倍的效果。
③沟通领导之间及上下级之间的联系。通过信息，加快互通情报、交流思想节奏，促进思想统一、步调一致，加强对全局工作的及时指导。
④促进横向联系。通过信息交流，打破地区之间、部门之间长期形成的封闭状态，开阔视野，互相促
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进，给工作注入新的活力。
⑤提高各级领导机关工作效率。信息与公文相比，显得轻捷灵便，信息的收集、整理、传递都比公文快捷。特别是反映问题的信息，可以直接送到领导手里，解决问题的速度快、效率高。
二、报送信息需要注意的几个问题
政务信息是领导及领导机关决策的重要依据，是领导机关指导工作的有效途径，也是加强横向联系的有效方式。报送信息要做到以下几点：
①要做到真、快、准、精、新。信息反映的情况一定要真实，情况不真实，不但于领导决策不利，反而可能造成决策错误。反映信息要快，不要马后炮，特别是反映事故或灾情的信息，贻误时机会造成不应有的损失。信息反映的问题一定要准，成绩是多大就是多大，不要把芝麻说成是西瓜；问题是什么就是什么，不要夸大也不要缩小，要求真务实，要有科学态度。信息要有鲜明的针对性，领导决策需要深层次、高质量的信息，报送信息要精益求精，不要只单纯反映事物的表面现象，要对表面现象进行分析，努力揭示事物的本质，挖掘深层次的东西，切忌粗糙马虎。报送信息还要注意求新，信息内容要新，要反映新情况、新观念、新思想、新动向、新做法、新经验。充分发挥信息指导全面工作的作用。
②要既报喜又报忧。领导人看信息，除了看好的一面外，还要看不好的一面、忧的一面，甚至明暗的一面。在一定情况下，反映问题的信息对领导决策所起的作用更大。实际工作中报喜不报忧的现象依然存在。至于原因，一是怕给本单位抹黑；二怕影响政绩：三怕上级追查批评；四是怕影响单位、个人间的关系；五是怕捅漏子，惹麻烦。
③要坚持一事一报。信息与公文一样，为了能引起领导者和领导机关的关注，信息标题必须准确、精
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炼。醒目。要达到此目的，报送信息时内容上做到一事一报，不要一则信息夹杂许多内容，搞大杂烩，重点不突出，在标题上要反复推敲，力求精炼、准确，做到画龙点睛。
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