行政部部长职位说明书

行政管理部部长职位说明书

岗位描述 岗位名称 行政管理部部长 所属部门 行政管理部 职等 中层管理 直接上级 副总经理 本部门编制 直辖人数 人 业务相关部门 公司所有部门 工作地点 公司办公楼 岗位说明书编号 制作日期 批准日期 批准人 工作 依据公司的经营战略与业务发展需要，通过整合相关资源并组织实施行政管理各项工作，概要 实现行政合理科学配置与有效开发，为公司战略目标的实现提供保障。 本岗位在公司组织架构中的位置 详见本公司组织架构图 工作职责描述 1、根据公司战略发展长远规划，分析和把握公司现实行政状况，通过组织对行政管理结规 划构的分析，对行政战略发展规划提出建议； 与 2、组织调研、沟通，了解业务部门对各类行政的需求信息，制定年度行政管理计划； 目 标 3、结合公司年度经营目标，编制本部门年度工作计划，并进行合理分解与安排至月计划中； 1、根据公司发展规划，对组织机构、人员编制调整提出建议方案，以满足组织对行政管组织理的需要，实现管理对公司生产经营的支持； 制度2、对向中层管理人员/关键岗位任职人员的招聘条件和任用标准提出建议； 建设 3、把握组织行政管理的需要，有计划建立并持续完善现代行政系统化管理制度，理顺行政管理组织机构和业务流程。 行政方面： 1、 协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理日常事务； 2、 坚决服从分管副总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责； 3、 负责汇总公司年度综合性资料，组织起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件； 4、 负责组织公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中涉及的重要事项进行跟踪检查和督导，推进公司的管理； 5、 收集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记； 主要6、 负责召集公司办公会议和其他有关会议，做好会议记录，根据需要撰写会议纪要，并业务跟踪、检查、督促会议决议的贯彻实施； 管理 7、 负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，监督各部门有计划的安排用车，满足公司业务用车的合理要求； 8、 负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动，开展年度总结评比和表彰活动； 9、 负责公司内、外文件的收发、登记、传递、归档工作； 10、 负责公司办公用品管理； 11、 负责公司档案的管理工作； 12、 加强部门之间的协调，为促进相互的团结做好工作； 13、 负责与相关上级政府部门的联系，获取相关法律、政策信息，争取政策支持； 14、 负责公共关系的协调处理； 15、 与外部专业机构、高等院校等建立合作关系； 人事方面： 1、 负责公司人力资源工作的规划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度； 2、 负责制订和完善公司岗位编制，协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要； 3、 根据现有编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施； 4、 做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符； 5、 负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订； 6、 建立并及时更新员工档案，做好年度及月度人员异动统计（包括离职、入职、晋升、调动、降职等）； 7、 制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲，经批准后实施； 8、 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用； 9、 负责拟制公司薪酬制度和方案，建立行之有效的激励和约束机制； 10、 制定绩效评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系； 11、 负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞职、辞退等手续； 12、 做好员工考勤统计工作，负责加班的审核和报批工作； 13、 负责公司员工福利、社会保险、劳动年检的办理； 14、 监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜。对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查； 15、 配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜； 16、 负责并监督实施对员工劳动保护用品定额和计划管理工作； 17、 定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完成。 后勤保卫方面 1、 负责宿舍、食堂、保卫工作管理制度拟订、检查、监督、控制和执行；负责对总务、保洁工及保安的管理； 2、 负责安保人员的培训和素质提升； 3、 负责考勤打卡机的监管和出勤情况核查； 4、 负责全厂电子监控系统的正常使用及维护； 5、 负责车辆进出厂区的检查与管理； 6、 办公楼及宿舍设施的保洁、维护及管理； 7、 食堂物资采购及食品质量、安全管理； 8、 厂区广场卫生及绿化管理。 党群工作方面 1、 党支部日常事务性工作及组织建设 2、 工会日常事务性工作及建设 3、 协助共青团做好工作 4、 负责公司员工活动的策划和组织 5、 负责文化小组的相关事务，做好宣传工作 6、 上级组织部门的沟通协作 其他 1、在对外联络活动时，主动维护公司形象； 2、完成总经理/副总经理交办的任务 1、对公司组织机构调整及行政管理的建议权； 2、对员工考勤的监督权； 3、对直接下属的聘任或解聘建议权，对公司聘任或解聘其他人员的任免建议权； 4、对《员工手册》等有关用工制度的解释权； 5、对直接下属奖惩的决定权，对其他员工关于奖惩申述的调查权； 6、对直接下属之间工作争议的裁决权； 7、对直接下属的管理水平、业务水平和业绩考核的评价权； 8、对其他管理人员/关键岗位员工绩效考评结果的核实权； 9、对管理人员/关键岗位人员离职原因的调查权； 10、部门预算内的费用使用权。 职位汇报关系 岗位名称 定编人数 总经理 1人 副总经理 3人 副部长 2人 秘书 1人 文员 2人 保安 20人 后勤 20人 1、与直接上级保持良好沟通，定期/及时汇报组织机构及人员调整情况以及重大行政管理事宜； 2、负责本部门工作分工与安排，建议聘任或解聘直接下属工作人员； 3、合理提拔和甄选下属，指导、培养下属，促进下属职位胜任与发展力的提高； 4、辅导下属编制工作计划，审定下属的工作报告、费用与报表，考核下属实际完成状态与表现，并根据规定予以恰当的奖惩； 5、辅导下属职业生涯发展规划。 主要的对外及对内联系 单位和中心 具体事项 频度 政府社保、劳动、安全等部门 协商员工的社保、劳动、安全等事项 经常 政府经信、工商、环保等部门 协商公司发展规划的相关法律法规 经常 专业机构或培训中心 联系专业事务和员工培训 偶尔 所在地村镇 协调处理好公共关系 偶尔 医院及卫生部门 员工发生工伤事故的处理及职业病防治 偶尔 学习和交流单位 学习、观摩、交流 偶尔 生产部 员工培训、生产现场5S、制度落实情况检查 经常 设备部 员工培训、制度落实情况检查 经常 质管部 员工培训、制度落实情况检查 经常 销售部 员工培训、制度落实情况检查 经常 财务部 经常 1、与直接上级保持良好沟通，定期/及时汇报组织机构及人员调整情况以及重大行政管理事宜； 2、组织宣贯公司的行政管理程序，并向其他部门提供相关的咨询； 权限 类别 直接 上级 直接 下属 队伍建设与 人员管理 类别 对外 对内 关系管理 3、适时保持与组织内相关部门的沟通； 4、组织本部门工作人员及时回应其他部门对行政管理的需求； 5、适时保持与政府部门、专业机构、合作单位的沟通，维护良好关系。 基本任职资格 1、教育程度：大学专科以上学历 2、专业：人力资源管理专业或企业管理相关专业 3、专业知识与技能要求： a．必备专业知识：行政管理知识、企业管理知识、人力资源开发与管理知识、劳动法规知识 b．必备专业技能：计算机操作技能、熟练作用相关办公软件 c．相关专业知识：本企业生产销售的产品基本知识、本企业各部门相关业务及工作流程的基本知识、基本的网络知识、基本的心理学知识 4、职业经验要求 a．三年以上相当规模企业中层管理岗位工作经验； 职业能力要求 序号 能力名称 能力等级 分级说明 1 亲和力 5 4 3 2 1 1、基本不需要 2 领导能力 5 4 3 2 1 2、比较不重要 3、一般 3 激励能力 5 4 3 2 1 4、比较重要 4 学习能力 5 4 3 2 1 5、非常重要 5 计划能力 5 4 3 2 1 注：黑斜体为体岗位能6 沟通能力 5 4 3 2 1 力等级要求 7 协调能力 5 4 3 2 1 8 组织人事能力 5 4 3 2 1 9 公文写作能力 5 4 3 2 1 10 信息管理能力 5 4 3 2 1 11 指导能力 5 4 3 2 1 12 冲突管理能力 5 4 3 2 1 13 时间管理能力 5 4 3 2 1 品性素质要求：责任心、公正性、缜密性、全面性、整体性、顾全大局 必要的培训：ISO9001、OHSAS18000、目标管理、安全生产(含工伤/消防)管理 、绩效管理、沟通管理、劳动法律法规实践运用、5S推行实务、招聘和录用技能、人力成本管理、企业文化体系建设、人力资源调研与分析、服务精神和职业道德、企业培训队伍组建和管理、工作执行能力。 工作环境和特性 工作地点与环境：公司总部办公室（室内） 工作工具与设备：计算机、一般办公设备（电话、传真、网络等） 工作特性：琐碎事务多、心理压力大、沟通强度大、人际关系复杂、对外联系较为频繁 职务发展变化方向 1、晋升：具有丰富经验和行政管理才能的人力资源部经理，可晋升为行政总监； 2、职务轮换：可转任其他部门经理，但需具有必要的教育程度、培训和经历。