声像档案整理基本要求

声像档案整理基本要求

照片档案的整理

一、照片分类：照片(正片)档案按问题分类。 问题类号 问题内容 1．单位建设面貌（建设面貌类）

2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类） 3．重要会议（会议类）

4．生产技术和职能活动（业务工作类） 5．视察参观交流（参观视察类）

指主管上级、中央、省、市领导到本单位的活动 6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类）

包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书（如营业执照、资格证书）等实物拍成的照片。 7．文娱体育活动（文体类） 8．（重大活动）

二、正片的整理及其案卷编号： （一）、照片的整理要求：

1．照片要组成案卷（保管单位）。

2．案卷题名应概括案卷内全部照片的差不多主题。

3．档号规范、准确、清晰，不得显现重编、漏编及空号现象。 4．说明格式正确，项目齐全，准确揭示照片内容，反映整理情形。 5．案卷装订美观，要有卷内名目和卷内备考表。

6．有完整的、符合标准格式的案卷名目。 （二）、组卷与编号

1．组卷：按“问题——年度”方法组卷

方法：第一将每一类照片按年度分开，依时刻顺序将每一张照片编上档号装入照片册，填写名目。

2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式： 正片分类代号+案卷号+张号 G1.2.3—1（1）

第一张 第一卷

照片分类代号（重要会议类代号）

每一张正片背面要贴上档案号

张号：是指同一个卷内照片的流水编号，同一案卷内张号不能重复。即：（1）-（N）

案卷号：是同一分类案卷的流水编号 （三）、卷内正片的排列

1．同一个卷内正片是同一年度形成的同一类问题的照片，只需要按其形成时刻先后排列；

2．同一个卷内正片是若干年度形成的同一类问题的照片，应该先按年度顺序分开，再按照片具体形成时刻先后排列。 （四） 、编写文字说明 1、总说明：

每一组照片（即同一时刻拍照的同一事物的照片），都要编写总说明。总说

明应将本组照片反映的时刻、地点、事由、人物、背景、摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片的张数和起止张号。要求书写统一规范，文字简洁、语言通顺、一样不超过200字。

（1）事由：照片影像所反映事件，事物的情由；

（2）时刻：事件发生或事物变化、产生的时刻和拍照时刻； （3）地点：被摄物所在的具体地点；

（4）人物：照片影像上要紧人物的姓名、身份； （5）背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景； （6）摄影者：照片的拍照单位和拍照人。 （见图例）

总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照片位置。每组照片由同一个摄影者制作的，可在总说明中注明。

“起止张号”是指每一组照片在本卷照片张号流水号中的“起张与止张号”。

2、分说明

由于总说明已对一组照片的要紧内容作了揭示，分说明只需将单张照片各自的主题进行说明。假如照片中人物众多时则要注明照片中要紧人物的具体位置。如。“左三”、“右起”等。（见例图）：

广州市档案局1996年5月10日在广州市政府礼堂召开《一九九五年度全市档案工作先代会》的专题照片。本组照片共7张 起止张号：1—7张 摄影者：王小林 照片号 底片号 参见号 摄影者 说明： G1.2.3—1（1） G1.1—1（1） 王小林 全宗号 10 大会主席台（左起）市档案局肖敬荣副局长、彭旭东副局长、韩益杰局长、市政府陈纪萱秘书长。 “参见号”是指与本张照片有联系的其它档案的档号。 （五）、拟写案卷题名：

照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内全部照片的差不多主题，要紧标出卷内照片的形成年度和反映的问题。

如：由同一年度、同一问题照片组成的案卷，可拟写为：市档案局一九九×年各种会议照片

由几个年度、同一问题组成的案卷一定要标明起止年度。 如：市档案局一九××年至一九九×年各种会议照片 （六）、填写声像档案卷内名目：

照片以自然张逐张填写，每一组照片前应在名目上有一个通栏标题，通栏标题一样不超过50字。

（七）、照片档案册正面与背脊部分填写方法

背脊填写格式：

正面填写格式： 注意：年度组成其“年应填年度。

（八）、填写声像档案案卷名目

全宗名称：广州市档案局 题名：广州市档案局一九九五年至一九九六年度会议专题照片 全宗号 名目号 年 度 10 G1.2—1 19951996 档 号 起止张号 —保管期限 G1.2.4—1 1—15 永 久 由几个名目号 G1.2-1 年 度 的照片1995-1996 的案卷，类 别 度” 项写起止会议类 档 号 G1.2.4-1 对比片案卷进行系统排列和编号后，按照分类规定和案卷的排列顺序填写案卷名目。

（九）、编制照片档案名目

“照片档案名目”是指由照片的“案卷名目”和“卷内名目”组成的一种照片档案检索工具。由于照片的名目数量不多，能够将所有照片名目装订在一起，并给该名目编上名目号。

名目号由照片档案的类号和名目顺序号组成。 照片档案名目号的写法：

G1.2—1

第一本名目册序号

照片档案

（十） 、大张照片的整理：

大张照片不能装入一般的照片档案册，应单独储存。但在整理时，应按所

属类别与其他照片一起分类、组卷、编目，每一张大照片仍在照片册中占一张照片位置，以便编号、填写说明、注明存放地点。在填写卷内名目时，要在“备注”栏内注明“大张”，便于查找。 (十一)、底片的整理：

底片是照片档案的原件，是照片档案的重要资料，当底片损坏或遗失时，可依照照片进行翻拍。底片放入照片簿或另设底片簿储存，把每一张底片用小袋装好，编上号，其编号方法是：

底片张号=类别代号（G1.1）+底片册顺序号+顺序张号，

按底片收集的先后用自然数编出,同时在照片的说明纸上标明其对应的编号。

底片案卷号=类别代号+底片册使用顺序号 录音、录像带的整理：*

1．归档要求:按规定磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘（带）中存放多份文件的应建立磁性载体文件名目清单。

磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，依照本单位情形，待项目终止后将磁性载体文件按照“要求”转换成标准格式，一式两份（A，B盘），及时向档案部门移交归档。

归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

移交部门要填写文件名目清单一式两份

序形成题 名 放送制式 档 号 备 注 移号 日期 交 清 单格式：

时刻 规格 2．整理与编号：归档的录音或录像带必须将本卷的题名，名目号和案卷号形成标签贴在录音或录像带的背脊。一盘为一卷，同类若干年编一个流水号。

录音录像带档号模式：分类代号十带盒顺序号如： G2—1

第一盒（卷） 录音带类

G3—1

第一盒（卷） 录像带类

录音、录像带背脊格式：

本卷 题名 全宗号 名目号 档 号 3．治理要求：

治理各级档案部门应建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行借阅审批手续。借阅和归还磁性载体档案时，按规定进行质量检查、验收。

录音、录像带在保管一段时刻后，要进行复查。对重要的磁带，应备有母带储存，另备复制带提供利用。检查时发觉已失去连续储存的价值，经分管领导批准，能够消磁。

（1）保持适当的温湿度。

库房温、湿度要求：温、湿度变化范畴，应在温度15-27℃、相对湿度40～60%范畴内选定一组值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

（2）远离磁场环境：储存已录入信息的磁带库房要躲开强磁环境。 （3）采取防尘措施，保持清洁，幸免人手触摸磁带的记录面。

（4）正确的卷绕和使用磁带：假如磁带长期不用，一样应6～12个月检查并以播放速度重绕一次，发觉问题应及时转录复制。