工程造价档案管理制度

业务档案管理制度

第一章 总那么

第一条 为标准安徽XX工程技术咨询有限责任公司〔以下简称公司〕业务档案管理，根据?中华人民共和国档案法?、建设部和安徽省造价协会关于业务档案管理的有关规定，结合实际制定本制度。

第二条 本制度适用于工程技术咨询业务形成的业务档案，其他业务形成的业务档案比照管理。

第三条 业务档案是指注册造价工程师及其他执业人员，在执业过程中形成的工作底稿和出具的报告书等业务资料。

第四条 业务档案管理的根本内容是：依照有关法律、法规，按照标准化、科学化的要求，对业务资料进行分类、整理、立卷、归档、编目保管、利用、鉴定与销毁，并形成相应的管理制度。

业务档案由公司统一管理，保证公司各项业务档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第二章 业务档案的管理

第五条 公司办理工程造价咨询等业务形成的工作底稿，原那么上应划分为：综合类工作底稿、业务类工作底稿、备查类工作底稿三类，并结合实际，制定分类工作底稿的具体目录和索引

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系统以便于整理、利用，其他业务形成的工作底稿的分类，参照本规定办理。

第六条 注册造价工程师和其他执业人员在完成一项业务后的1个月内，应由主办人员〔或由承办部门指定人员〕对业务资料进行分类、归集、整理，并按一个委托单位一项业务立一个案卷的要求立卷，不得将多个委托单位同一项业务合立成一个案卷；也不得将一个委托单位多项业务合立成一个案卷。

第七条 立卷人员在对业务资料进行归集、整理、立卷时，应按以下顺序排列；综合类工作底稿，业务类工作底稿，备查类工作底稿。业务类工作底稿，凡编有序号的，按序号排列，没编序号的，按形成报告的内容的顺序排列。

第八条 为便于对业务档案调阅、鉴定和销毁，立卷人员在对业务资料进行分类、归集、整理、立卷后，在业务资料每页右上角顺序编上页号，每本业务案卷还必须附上业务案卷封面。业务案卷封面必须包括以下内容：

1、委托或效劳单位名称：一律填写全称；

2、业务工程：按工程预〔结〕算审核、工程标底编审、跟踪审计、咨询效劳、案件鉴证、工程可行性研究等分别填写。

3、报告书发文时间和编号。

4、一项业务有几本业务案卷时，在每本业务案卷封面上还必须注明此项业务共有几本业务案卷，此卷是第几本案卷。

第九条 立卷人员在对业务资料进行整理立卷时，对不属于

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归类范围的资料〔如临时记录和草稿等〕以及重复的资料，应予以删除；对纸张不规格、卷角或皱折的资料，应进行技术加工处理：

1、纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下，可剪裁，不能剪裁的，可加以折叠；

2、破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬。

第十条 承办部门在对业务资料整理立卷形成档案后，应在1个月内送交档案管理人员保管。

第十一条 业务档案装订后采用盒装，一个档案盒可装几本案卷，档案盒上应注明盒内所装案卷编号。

第十二条 公司应确定专人管理业务档案。档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理交接手续，公司还应安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接交人、监交人都要在移交表上签章〔字〕。移交人必须办完移交手续前方可离开。

第十三条 业务档案应设专橱存放，并进行科学管理，做到分类明确，排列有序，便于查找和利用，要确保业务档案的平安和完整，不得损坏和散失。

第十四条 业务档案分为永久性档案和当期档案。

1、永久性档案是指记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后业务工作具有重要影响和直接作用的档案。包括备查类工作底稿和综合类工作底稿中的报告书等。

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2、当期档案是指记录内容经常变化、只供当期使用和参考的档案。包括业务类工作底稿和综合类工作底稿中的其他局部；

第十五条 根据有关文件规定，业务档案保管年限如下： 1、当期档案自报告书签发之日起保存20年； 2、永久性档案长期保存。

第三章 业务档案的利用

第十六条 业务档案的所有权属于公司，公司要建立借阅档案登记制度。

第十七条 本公司注册造价工程师和其他执业人员需要借阅业务档案时，要办理登记手续，按期归还。

第十八条 造价协会在开展业务质量检查等业务活动时，公司可根据有关文件，提供相应的业务档案。

第十九条 法院、检察院及国有有关部门按规定需查阅业务档案，在办理有关手续后可以调阅。

第二十条 公司的业务档案原那么上不允许其他单位和个人复印或复制，如确需要复印或复制，要符合国家有关政策并经公司负责人同意。

第四章 业务档案的鉴定和销毁

第二十一条 业务档案保管期满需要销毁时，应由档案管理人员会同有关部门提出销毁意见，编造档案销毁清册，然后报公

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司负责人批准销毁。

第二十二条 按规定销毁业务档案时，应报请有关主管部门派员监销。档案销毁后，销毁人员、监销人员应在档案销毁清册上签章。档案销毁清册应作为永久性档案长期保存。

第五章 附那么

第二十三条 档案的立卷实行谁主审谁立卷，业务工作底稿三级复核〔主审、部门主任、公司负责人〕，具体复核方法参见?工程复核及工作底稿管理规定?。

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