一、 电子邮件系统概述
电子邮件系统，用于在中铁快运总部和下属各单位传送文件、信息、通知、报告，并作为辅助办公工具。
电子邮件系统采用微软的Exchange 2003 Server作为基础平台，Exchange 2003 Server 是专为 Windows 2003 Server 设计的服务器应用程序，它具有增强的可靠性、可扩展性和性能，以及通过对邮件、协作和网络资源的统一管理而获得的较低的拥有成本。内置的工作流引擎为部门和企业工作流和跟踪应用程序提供高性能、可靠和安全的平台。Exchange 2003 Server 是可靠的、可扩展的和可管理的体系结构。
客户端采用浏览器，为实时协作用户提供了一个一致性的用户界面。
二、 使用电子邮件系统
客户端使用浏览器登录邮件系统。在办公系统的主页面点“电子邮件”，会提示输入用户名和口令。（如果用户还没有在邮件系统申请用户，请向有关部门提交申请。）如图：
邮件系统的主页面如图：
邮箱工具栏:
导航窗格： 位于主窗口旁边的导航窗格，提供对邮件和联系人的一键单击访问。可以使用导航窗格来管理邮件文件夹、日历、联系人等。如下
表 工具栏功能概述 工具项视图 说明 默认电子邮件文件夹，包括“日历”、“联系人”、“已删除邮件”、“草稿”、“收件箱”、“垃圾邮件”、“日记”、“便笺”、“发件箱”、“已发送邮件”和“任务”。 “收件箱”旁边的括号中将显示收件箱中的新邮件数目。收件箱以粗体显示新邮件。打开邮件后，邮件将还原为正常体。 可以创建和跟踪约会，并可组织和安排与合作者的会议，然后按需要更新或修改会议信息（时间、地点或与会者）。 联系人文件夹用于存储那些经常保持通信联系的个人信息和业务信息，使用这一功能可以存储电子邮件地址、街道地址、电话号码以及其他任何与联系人有关的信息。可以按联系人名称的任何一部分或按其他的联系人信息对联系人进行排序或分组。还可以将联系人移动或复制到其他文件夹，或将文件（如 Microsoft Word 文档）附加到联系人以将相关信息保存在一起。 任务指需要跟踪完成的与个人或工作相关的事务。任务可以是单次任务或定期任务。定期任务可以定期重复，也可以基于您标记的任务完成日期重复。 可以收集、组织并与工作组或组织中的其他成员共享信息,并可使用公用文件夹共享文件或在电子公告牌张贴信息，存储诸如日历和联系人等由两人或更多人共享的项目。
下面将分别介绍各工具项：
a) 默认电子邮件文件夹：默认情况下，Outlook Web Access 提供下列文件夹 文件夹 便笺 草稿 发件箱 垃圾邮件 包含 Outlook 便笺。 说明 通过对接收邮件自动执行操作规则可以对电子邮件进行相应的管理。 提供多种方式来自定义程序功能和外观 存储要保存的邮件。可以保存要在以后完成编辑或发送的邮件。 存储尚未发出的待发邮件。 存储最近收到的已标识为垃圾邮件的电子邮件。定期检查此文件夹以确保没有丢失您想收到的邮件。 包含联系项目。详见“” 包含 Outlook 任务。详见“任务”部分 包含 Outlook 日记项目。详见“日记”部分 包含 Outlook 日历项目。详见“日历”部分 存储最近收到的电子邮件。以粗体显示新电子邮件。详见“收件箱”部分 存储每个已发送邮件的副本。 存储已删除邮件。从此文件夹删除邮件后，它将从邮箱中永久删除。 联系人 任务 日记 日历 收件箱 已发送邮件 已删除邮件 b) 收件箱 1.打开邮件
• 新的电子邮件总是进入“收件箱”，并以粗体显示。双击此邮件即可打开它，或者也可以选择此邮件，然后按 Enter。
• 若要将已打开或已阅读的邮件标记为未读，请选择此邮件，然后按 Ctrl+U。若要将邮件标记为已读，请选择此邮件，然后按 Ctrl+Q。也可以用鼠标右键单击此邮件，然后选择快捷菜单上的“标记为‘未读’” 或“标记为‘已读’”。
2.阅读邮件
在 Microsoft Office Outlook Web Access 中打开一封电子邮件后，该邮件即会显示在阅读邮件窗体中。如下图：
阅读邮件窗体的标题显示下列信息：
邮件工具栏 对邮件进行操作的快捷键栏
视图 说明 点击可新建一封邮件，通过下拉菜单也可新建约会、联系人和通讯组列表等，如下图： 可以对邮箱中的已投递电子邮件进行重新组织。可将邮件移动或复制到现有文件夹或新文件夹中，在各个 Exchange 邮箱文件夹之间拖动邮件。 删除选定的邮件等。所有已删除的邮件都会发送到“已删除邮件”文件夹中。 单击“答复”后，“收件人”文本框中即会填入原始邮件的发件人的地址,原始邮件的正文将复制到邮件正文中。 单击“全部答复”后，“收件人”和“抄送”文本框中即会填入原始邮件的发件人及其他
每一位收件人的地址。 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。 单击“转发”后，原始邮件的正文将复制到邮件正文中，在“收件人”框中，键入要将邮件转发到的电子邮件地址。 隐藏/显示阅读窗格，可通过下拉菜单调整邮件阅读窗格的显示位置，如下图： 检查服务器上是否有新邮件。使用此按钮还可以刷新浏览器窗口。 可以搜索邮箱文件夹和组织的公用文件夹。也可以基于一个或多个邮件特征进行搜索，例如发件人、主题行或邮件正文中的文本。 点击查看地址簿 到Microsoft Office Outlook Web Access帮助文档的链接 发件人 发件人或组织的名称/电子邮件地址。 • 若要将邮件发件人添加到“安全发件人”列表中，请用鼠标右键单击发件人的名称或电子邮件地址，然后选择“将发件人添加到安全发件人列表”。
• 若要将某个发件人以后发送的所有邮件均视为垃圾邮件，请用鼠标右键单击发件人的名称或电子邮件地址，然后选择“将发件人添加到阻止发件人列表”。当您执行此操作时，Outlook Web Access 同时将发件人的邮件移动到“垃圾邮件”文件夹中。
收件人 主要收件人的名称/电子邮件地址。 • 若要将主要收件人添加到“安全收件人”列表中，请用鼠标右键单击收件人的名称或电子邮件地址，然后选择“添加到安全收件人列表”。
抄送 抄送副本收件人 (cc) 的名称/电子邮件地址。 • 若要将抄送副本收件人添加到“安全收件人”列表中，请用鼠标右键单击收件人的名称或电子邮件地址，然后选择“添加到安全收件人列表”。
主题 邮件的主题。
发送时间 发送邮件的日期和时间。
提示 若要了解有关发件人或收件人的详细信息，例如，街道地址或电话号码，请双击“发件人”、“收件人”或“抄送”框内的相应名称。
• 若要将发件人或任一收件人添加到“联系人”文件夹中，请用鼠标右键单击其名称，再单击“添加至联系人”。
• 如果打开了阅读窗格，则可以通过在邮件预览中双击发件人或任一收件人的名称来查看有关此人的信息。
3.新建邮件
在“收件箱”中，单击工具栏上的“新建”
，或按 CTRL+N。进入下面的页面
输入收件人地址，抄送地址，密送地址（收件人地址不能空，可以是多个收件人，抄送、密送可以为空），输入邮件主题，编辑邮件的正文，也可以插入附件，然后点“发送”完成新邮件的发送。
• 填写地址和撰写邮件：
在“收件人”和“抄送”、“密送”框中，键入收件人的名称或电子邮件别名。多个名称之间用分号 (;) 分隔。也可以单击
，在弹出的地址簿对话框的单位列表中找到
收件人所在的单位，用户名列表就会列出该单位的所有用户，选择收件人并点“将选中的人员添加到”“收件人”、“抄送”或“密送”，完成相应选择，后单击“返回”可回到邮件编辑页。如图：
• 若要从地址框中删除名称，请用鼠标右键单击名称，再单击“删除”；也可以选择名称并按 DELETE。若要将地址框中已解析的名称添加到您的“联系人”文件夹中，请用鼠标右键单击名称，再单击“添加至联系人”。
• 在“主题”框中，键入简要的主题。 • 在邮件正文部分键入邮件内容。
• 新建邮件窗体中的默认字体为 10 号 Verdana。可按下列步骤更改邮件的字体：在导航窗格中单击
，在“邮件选项”下，单击“选择字体”；在“字体”对话框中，选择字
体、格式和大小，然后单击“确定”；单击“保存并关闭”。
• 工具条功能介绍：
视图 点击发送当前已完成编辑的邮件。 保存当前邮件 打印当前邮件 插入签名 对正文进行拼写检查 添加附件到当前邮件 检查收件人是否填写正确 增高当前邮件的重要级别 降低当前邮件的重要级别 对邮件的重要性、敏感度进行设置，并可设置跟踪选项。如下图： 说明 到Microsoft Office Outlook Web Access帮助文档的链接 4. 添加/删除附件：
添加：可以将从计算机或通过网络可以访问的任何类型的文件附加到电子邮件。创建项目时，单击工具栏上的“添加附件”。 在“附件”对话框中，在“选择要附加的文件”下键入文件路径，或者单击“浏览”定位该文件。 单击“附加”。该文件将出现在“当前附件”下。对其他要附加的文件重复上述步骤。所选的文件将显示在“附件”旁边的标题中。完成所有附件的添加后，点击“关闭”，可返回原邮件。这时，附件名称将显示在邮件标题区域“附件”按钮的旁边。 “附件”对话框见下图
删除：在“当前附件”下，选择要删除的文件旁边的复选框;单击“删除”。
注意：答复邮件时并不复制附件，而是在附件所在的位置显示一个占位符图标。若要包含附件，请转发邮件，而不要答复邮件。在编辑附加的文件前，必须将其下载到您的计算机。
5.阅读附件
• 当邮件包含附件时，Microsoft Office Outlook Web Access 将在文件夹列表中邮件的旁边显示一个回形针图标 。邮件打开时，附件文件的名称显示在邮件标题信息中。某些文件（例如 .txt 和 .gif 文件）可由 Web 浏览器直接打开。
• 双击位于邮件标题信息中的附件文件名。附件将在一个新的浏览器窗口中打开。 警告:除非您信任附件内容和发件人，否则，请勿打开附件。附件是一种传播计算机病毒的常见方式。因此，Outlook Web Access 可能会在打开附件之前要求您将其首先存储在计算机的硬盘上。当附件包含具有特定扩展名的文件（例如 .mht、.xml 或 .js）时就会要求您这样做。有关 Outlook Web Access 可能会过滤的潜在的危险文件扩展名的完整列表，请与服务器管理员联系。
6.删除邮件
• 若要从 Outlook Web Access 主窗口中的某个文件夹内删除一封或多封邮件，请选择此邮件，再单击主工具栏上的“删除”。 若要连续选择几封邮件，请按住 Shift 并单击其中的第一封和最后一封邮件。若要选择不连续的几封邮件，请按住 Ctrl 并单击要删除的每一封邮件。
• 若要删除已打开的邮件，请单击工具栏上的“删除”。
注意 所有已删除的邮件都会发送到“已删除邮件”文件夹中。只有从“已删除邮件”文件夹中删除这些邮件，这些邮件才会被永久删除。
7.答复邮件
答复邮件发件人：在阅读邮件窗体工具栏上，单击“答复”
。单击“答复”后，“收
件人”文本框中即会填入原始邮件的发件人的地址。 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容。
答复邮件发件人及所有其他收件人:在阅读邮件窗体工具栏上，单击“全部答复”。单击“全部答复”后，“收件人”和“抄送”文本框中即会填入原始邮件的发件人及其他每一位收件人的地址。原始邮件的正文将复制到邮件正文中。可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容。
8.转发邮件 在阅读邮件窗体工具栏上，单击“转发”。 在“收件人”框中，键入要将邮件转发到的电子邮件地址。 原始邮件的正文将复制到邮件正文中。可以在发件人原始邮件中或其上面键入答复内容。
9.移动或复制邮件
• 可以对邮箱中的已投递电子邮件进行重新组织。可以将邮件移动或复制到现有文件夹或新文件夹中。也可以在各个 Exchange 邮箱文件夹之间拖动邮件。
• 将邮件移动或复制到现有文件夹：开要移动或复制的邮件;在工具栏中，单击“移动/复制”;在“移动/复制项目”对话框中，选择目标文件夹，再单击“移动”或“复制”。
提示 也可以移动或复制未打开的邮件。打开包含此邮件的文件夹，并从邮件列表中选择此邮件，再单击工具栏上的“移动/复制”
10.将邮件移动或复制到新文件夹
。按照上述同样的过程进行操作。
打开要移动或复制的邮件,在工具栏中，单击“移动/复制”。 在“移动/复制项目”对话框中，单击“新建”。 在“新建文件夹”对话框的“名称”文本框中，键入目标文件夹的名称。 在“文件夹包含”菜单中，为新文件夹选择适当的项目，再单击“确定”。 在“移动/复制项目”对话框中，选择新的文件夹，再单击“移动”或“复制”。
11.将邮件标记为后续
使用标志提醒您跟踪一个问题或对“收件箱”中的邮件进行分类。Microsoft Office Outlook Web Access 提供了六种颜色（红色、蓝色、黄色、绿色、橙色和紫色），可用于表示不同的邮件。
邮件标志显示在“收件箱”视图的最后一列中。如下图：
要将邮件标记为特定的颜色，请用鼠标右键单击对应于该邮件的标志，然后选择标志颜色。
要将邮件标记为完成，请用鼠标右键单击该邮件，再单击“标志完成”。 若要按颜色对邮件进行排序，请单击标志列标题。
若要清除邮件中的标志，请用鼠标右键单击该邮件，再单击“清除标志”。
c) 日历
1.使用日历可以创建和跟踪约会、组织和安排与合作者的会议，然后按需要更新或修
改会议信息（时间、地点或与会者）。另外，所有约会和会议均可设置为定期举行，即按一定时间重复发生。例如，可以安排一个定期举行的会议在每星期三的下午两点召开。
2.若要打开日历，请单击导航窗格中的“日历”。查看您的日程安排可以单击“日历”工具栏上的下列某个按钮对“日历”进行自定义。这些按钮决定了日历一次显示的天数。若要查看另一天，请从日历右侧的月视图中选择一个日期。
视图 每天 每周 每月
除每天、每周和每月视图之外，最多可以在一个视图中显示您选择的七天。 3.在一个视图中显示特定的日期:
• 在每天视图中，定位日期选择器的第一天，然后单击它。 • 按 CTRL，然后最多可以单击任何一月或一年中的其他六天。
• 查看日历时，可以双击会议或约会将其打开。项目打开后，可以查看其详细信息或进行更改。如果双击定期项目（如周会议），Outlook Web Access 将询问您是只打开本次事件（选中的那天的会议）还是打开事件序列（所有会议）。 4.单击“日历”工具栏上的“打印” 可以打印每天、每周或每月的日程安排。如果您正在使用的计算机上需要安装打印机，Outlook Web Access 将通知您。
d) 联系人
1.联系人是用户的电子邮件通讯簿和信息存储位置（用于存储那些经常保持通信联系的个人信息和业务信息）。使用“联系人”可以存储电子邮件地址、街道地址、电话号码以及其他任何与联系人有关的信息，其中可以包括网页、传真号码或移动电话号码。可以按联系人名称的任何一部分或按其他的联系人信息对联系人进行排序或分组。还可以将联系人移动或复制到其他文件夹，或将文件（如 Microsoft Word 文档）附加到联系人以将相关信息保存在一起。
2.单击导航窗格中的“联系人”，可打开“联系人” 3.创建新的联系人：
• 在“联系人”中，单击工具栏上的“新建”。
• 在“新建联系人”窗口中，在“常规”选项卡上键入要包含的联系人的信息。
提示 可使用下拉列表记录某些框中的多个条目。例如，“电子邮件”图标旁边的下拉列表允许您至多存储联系人的三个不同的电子邮件地址（“电子邮件”、“电子邮件 2”和“电子邮件 3”）。还可以存储多个地址和电话号码。
• 如果为一个联系人存储了多个地址，可指定其中之一作为该联系人的通讯地址。方法是：从列表中选择地址，再选择“通讯地址”复选框。
• 在“详细信息”选项卡上，可以填写联系人的其他信息。
• 单击“保存并关闭”，然后刷新浏览器窗口以查看新的联系人。
注意 使用“常规”选项卡上的“表示为”列表可以确定该联系人在“联系人”中的显示方式。可以按名和姓、姓在前或单位名称显示每个联系人。
显示本月的所有约会和会议。 显示本周的所有约会和会议。 说明
显示当天的所有约会和会议。此视图是默认的日历视图。
4.打开联系人：在中，双击要打开的联系人。
5.对联系人进行排序
对联系人进行排序并查看联系人的方法有多种，以便用户同时查看所有联系人的特定特性。在“联系人”中，在主工具栏上，单击“联系人”列表，并选择下列视图之一：
地址卡 这是默认视图，此视图显示每个联系人的“常规”选项卡中的基本信息。 详细地址卡 您拥有的每个联系人的全部信息，其中可能包含其他信息，如职务、单位名称、家庭电话等等。
电话列表 您拥有的每个联系人的名称和他们的所有电话号码。 按单位 每个联系人的名称及单位信息。 按位置 每个联系人的地址特性。
按后续标志 您需要跟踪的每个联系人，有助于您跟踪紧急或重要的内容。 6.搜索联系人
选择要搜索的列，然后开始键入要查找的单词。Microsoft Office Outlook Web Access 将突出显示与您键入的单词最匹配的联系人。如果找不到精确匹配，Outlook Web Access 将突出显示包含最接近匹配的联系人。
要点 只能在项目视图（如“电话列表”视图或“地址卡”视图）中使用键入搜索。不能在组视图（如“按单位”、“按位置”或“按后续标志”视图）中搜索特定的联系人。 e) 任务
指的是您需要跟踪完成的与个人或工作相关的事务。一项任务可以发生一次，也可以重复发生（定期任务）。定期任务可以定期重复，也可以基于您标记的任务完成日期重复。若要查看任务，请单击导航窗格中的“任务”。
1.创建任务:在“任务”中，单击工具栏上的“新建”;在“任务”选项卡上，在“主题”框中键入任务名称;选择合适的任务选项;单击“重复周期”以使任务重复发生,在“定期模式”对话框中，设置任务的定期模式，然后单击“确定”;单击“保存并关闭”。
2.创建定期任务:有些任务按一定时间重复发生,用户不必每次都创建独立的任务，可以创建一项定期发生的任务。创建新任务或在“任务”中打开已创建的现有任务;在工具栏上，单击“重复周期”;在“定期模式”下，选择所需的任务发生频率;在“重复范围”下，选择此定期模式的开始时间和结束时间;单击“确定”;如果需要，请填写其他任务窗体（例如，截至日期和优先级）;单击“保存并关闭”。
3.对任务排序
若要对任务排序，请单击主工具栏上的“任务”列表，然后选择下列视图之一：
简单列表 所有任务（包括标记为已完成的任务）的主题和到期日期。这是默认视图。 详细列表 每个任务的主题、状态、到期日期、完成率和优先级。同时还说明每个任务是否有附加文件。
当前任务 尚未完成或已推迟的所有任务。 随后七天 在随后的七天内到期的所有任务。 过期任务 截止到期日期仍未完成的所有任务。 已完成的任务 标记为已完成的所有任务。
任务板 状态为“未开始”、“进行中”或“正在等待其他人”的所有任务的主题和到期日期。 4.要搜索任务
选择“主题”列，然后开始键入要查找的单词。Microsoft Office Outlook Web Access 将突出显示与您键入的单词最匹配的任务。如果找不到精确匹配，Outlook Web Access 将突出显示包含最接近匹配的任务。
5.设置提醒
• 启用了任务提醒后，每当创建任务时，都可以激活它们。创建任务时，请在新建任务窗体中选择“提醒”。
• 默认提醒时间为任务到期之日的上午 8:00。如果希望在其他日期或时间提醒，请从下拉列表中选择日期或时间。
6.解除或暂停提醒
• 打开“提醒”对话框后，该对话框将列出未解除提醒的所有日历项目和任务。“主题”列出项目的名称，“到期时间”表示项目还有多长时间开始或到期。如果为会议/约会安排的时间或任务的到期日期已过，则此提醒表明此项目已逾期多长时间。在“提醒”对话框中，“主题”列出项目的名称，“到期时间”列出项目还有多长时间发生。如果为会议或约会安排的时间或任务的到期日期已过，则此提醒表明此项目已逾期多长时间。
• 解除提醒将关闭该提醒，并且选定项目所有以后的提醒都将终止。在提醒中，选择一个或多个提醒，再单击“解除”。若要解除全部项目，请单击“全部解除”。
• 暂停提醒：如果不想解除提醒，可以暂停它。暂停提醒将临时关闭该提醒。在指定的时间段（默认为 5 分钟）后，该提醒将再次打开。在“提醒”对话框中，选择要暂停的项目；在“单击‘暂停’按钮在此时间后再次提醒”下，使用下拉列表指定希望何时再收到提醒。单击“暂停”。 f) 公用文件夹
使用公用文件夹可以非常容易而且有效地收集、组织并与工作组或组织中的其他成员共享信息。可以使用公用文件夹共享文件或在电子公告牌张贴信息。也可以使用公用文件夹存储诸如日历和联系人等由两人或更多人共享的项目。 g) 规则
通过使用一些对接收邮件自动执行操作的规则，可以管理电子邮件。创建某种规则之后，Microsoft Office Outlook Web Access 将该规则应用于到达您的收件箱的邮件。
可通过下列步骤创建规则：
1. 在导航窗格中，单击
2. 在“规则”屏幕中，单击“新建”。
。
3. 在“规则名称”框中，键入规则名称（如果需要给规则指定一个特定的名称）。如果保留此框为空，Outlook Web Access 将根据指定的规则条件生成一个名称（例如，“只发送给我”）。
4. 在“编辑规则”对话框中，指定下列任何或全部条件：
o 若要使规则基于发件人，请在“发件人包含”框中键入用户名或通讯组列表的别名或电子邮件地址。
o 若要使规则基于邮件主题中的单词，请在“主题包含”框中键入这些单
词。
o
若要使规则基于邮件的重要性设置，请在“重要性为”菜单中选择重要
性。
若要使规则基于收件人，请在“个人或通讯组列表”框中键入用户名或
通讯组列表的别名或电子邮件地址。用分号 (;) 分隔两个或两个以上的条目。
o 若要使规则基于仅发送给您的邮件，请选择“只发送给我”复选框。
5. 如果邮件满足您在步骤 4 中设置的条件，请指定要对邮件执行的操作：
o 若要将邮件移动到文件夹，请选择“将它移动到指定的文件夹”，单击“指定”，然后在“移动/复制项目”对话框中选择合适的文件夹。
o 若要将邮件复制到文件夹，请选择“将它复制到指定的文件夹”，单击“指定”，然后在“移动/复制项目”对话框中选择合适的文件夹。
o 若要删除邮件，请选择“删除它”。 o 若要将邮件转发给某人，请选择“转发给”，然后在相邻的框中键入个人或电子邮件列表的别名或电子邮件地址。用分号 (;) 分隔两个或两个以上的条目。默认情况下，已转发的邮件的副本保存在“收件箱”中。
6. 单击“保存并关闭”。 h) 选项
可对下列程序功能和外观进行自定义： 1.自动答复收到的电子邮件 2.自定义邮件和邮件视图
3.将预览过的项目标记为“已读”或“未读” 4.设置拼写检查 5.设置邮件安全性 6.帮助保护您的隐私 7.更改颜色模式 8.设置日期时间格式 9.自定义日历视图
10.为日历项目和任务设置提醒 11.自定义通讯簿搜索 12.更改 Windows 密码 13.恢复已删除邮件
o
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