企业行政管理人员应如何处理突发事件?
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发布时间：2022-04-23 22:29
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时间：2023-10-12 04:43
朋友小薇发信息问我一个关于突发事件的问题，大意是最近工作忙，精力不太够，却遇到多年不见的老同学要来，虽然自己感觉老朋友来应当好好招待，却因为自己精力和经济实力的问题，明显觉察到自己的迟疑和冷淡。。。。。。我不想去评判所谓人际交往维系的成本或者友谊的代价，而是想要告诉她，她遇到的是个人成长或工作生活过程中一个比较典型的突发事件。
一、什么是突发事件
突发事件可被理解为突然发生的事情：第一层的含义是事件发生、发展的速度很快，出乎意料；第二层的含义是事件难以应对，必须采取非常规方法来处理。对于社会层面来说：社会动荡、疫情、重大自然灾害等都是突发事件，而对于个人来说，任何在突然发生并打破正常成长或学习规律的事情都应该算是突发事件。从这个角度讲：任何没有预见到的计划外的事情都可以算是突发事件。有人说过：“人生总是充满意外”，对我们来说，突发事件在个人成长过程中会不断出现，不以人的主观意志转移，我们需要做的，是了解它、适应它、采取适当的手段归并它处理好它。
突然想起来上学期曾经读过的一本书，书名叫《突发事件应急管理 》，或许对这个问题有所裨益：
二、应对突发事件的基本原则
突发事件导致个人管理的失控 ，首先需要明确，突发事件为什么会导致失控？我认为最根本的原因在于没有做好，预防突发事件的规划，我们不能预见到身边发生的具体突发事件 ，但我们知道身边必然会发生某些突发事件 ，因此提前做好准备是十分必要的。
参加过“掌控每一天”活动的朋友可能都知道预留时间的重要性，我们在每天早上制定今日计划的时候，不能把自己一天24小时的时间都排满，除去睡眠、吃饭、交通等固定时间段，剩余的几个小时才是自己日计划安排的主要空间。即便是剩余的几个小时时间，也制定计划的时候也不需要一次性安排满，而是采取适度原则，这里的适度原则，就是给自己在时间上预留给突发事件的。凡尔纳小说《80天环游地球》里面那个福克先生，不管遇到什么事情都毫不慌张，因为对他来说：“早在意料之中”，他当然没法遇到在旅行中会遇到什么意外，但是他预料到旅行中一定会发生一些预料之外的事情，并因此提前做好了准备，所以他最后一波三折却成功的完成了环球旅行的使命。
应对任何意外的办法都是如此，提前进行预估并提供备份，而不是正好安排满。这一点上不管时间上还是经济上都应该如此。
三、应对个人突发事件的基本框架
面对个人遇到的突发事件，不管是波及大多数人的公司破产、企业改制还是仅仅针对个人的临时授予重大任务、意外的客人来访都有一个基本的应对框架，这个框架其实和永澄的“四问”处理法同出一辙：
一问做不做
二问由谁做
三问复杂吗
四问怎么做
原因也很简单，突发事件的本质也是行动管理的一部分，我们用行动去完成或应对突发事件，所以他首先应该进入我们的收集篮，然后一步一步去分解完成。所不同的是，突发事件有一个“重要而紧急”的属性标签，面对这个标签，我们第一要充分重视，因此处理的时候要尽可能优先考虑；但我们第二不能过度重视，即不能因为这件事情重要而紧急因此放弃了四问，很多事情虽然是突发的，是重要而紧急的，但不一定需要做，或者可以不是自己做。这种情况最好忙而不乱的去分析处理，摒除盲目的负担。然后把自己不得不做的任务进行分解或列入计划中去。
四、前置判断是应对关键
当然，对于突发事件来说，我们最难的是进行前置判断这一关口，做不做。小薇的问题其实就卡在这里了。各种突然发生的情况，如何应对？很多人都是下意识的去处理，比如足球守门员路边走，突然见到从天而降下来一个东西，下意识的一个侧扑保住了，仔细一看竟然是一个不小心从高层掉下来的孩子。。。。。。有人因此说：丫的你都火烧眉毛了，还什么前置判断！等判断是什么，为什么，怎么做的时候黄瓜菜都凉了！
我的看法是，这种情况更需要在平时练习加强判断，尤其是价值观判断和程序分解的方式，让这些成为自己的潜意识和下意识，然后真遇到突发的事件，通过自己非常熟练的不需要太多大脑思考的前置判断去评估然后收集处理和分解任务。消防队员接到火警的时候，一分钟内穿好衣服开车出动。如何实现的？大量平时练习啊！
虽然我们平时不会天天遇到火烧眉毛的急事，但刚才已经说过，突发事件也是事情，也是行动管理的素材，因此我们需要的是通过大量对一般性事务的处理组织，养成前置判断和行动管理的好习惯，即便遇到大事急事，也可以处变不惊。
这里还要强调的是“觉察”，如果提前觉察到突发事件的前兆，比如公司好几个月运转困难，自己的身体一直不好，朋友很久以前就说过来这里出差等等，提前进行准备工作，可以给自己提供一段时间的“预警期”，如果这段时间处理的好，可能突发事件就不再发生。
而发生突发事件以后，我们的前置判断还有一条就是判定级别，这一点非常关键，有的事情是自己能搞定的，比如你今天打算开展日常工作呢，突然领导过来说有个紧急会议需要你去参加，这种日常的突发事件最为常见。几秒钟的时间就足以完成收集、处理、组织工作，然后拿起笔记本和笔，去会议室就可以。但如果是上级突然说因工作需要，你被临时调配到一个小组，封闭工作一个月。那么你需要做的，可能从暂停并交接手头工作，给家人打个招呼（免得几天后电视台上登你的寻人启事），准备相关用品等等都是需要调配的资源，甚至是单独的行动。
五、事件完成后的恢复与重建
突发事件发生并完成后，自己需要利用各种措施和资源，对自己正常管理系统进行恢复和重建。主要包括三个方面：
一是解决和控制与突发事件问题相关、可能导致再度发生的各种问题。比如自己因不注意保暖而得了重感冒住院，那么注意保暖，加强身体锻炼可能是重点。
二是对因突发事件造成的破坏和影响进行修复重建。对于工作上的突发事件导致的当前工作中止中断，在重新开始前最好进行一个重新前置判断，确定当前暂停的工作有必要重新启动。
三是对突发事件发生原因、处理过程进行细致分析，通过回顾或“复盘”的形式总结经验，提出改进意见，建立清单，总结流程，达到化危为机的目的。
四是对于持续时间较长，影响较大的突发事件，结束后重新进行全收集。对自己的个人管理系统进行重启，实现重新评估和调整自己成长管理系统的目的。
最后回到小薇的问题上来，牢记两点：第一计划外的事情随时都会有，你不可能永远掌控所有的事情，所以记得“掌控下的失控才是最美的”；第二你的问题其实在于情绪管理而不完全是突发事件。O(∩_∩)O！
